Krátké zprávy jsou účinným nástrojem komunikace s generálním manažerem, který je obvykle zaneprázdněný výkonným ředitelem. Mohou být použity k podávání zpráv o průběhu projektu, týdenních nebo měsíčních finančních projekcích nebo zpráv o výrobních operacích. Na rozdíl od podrobných zpráv, které vyžadují rozsáhlý výzkum a podrobnosti, krátké zprávy vyžadují pouze základní, ale nejdůležitější informace. Psaní krátké zprávy sleduje podobný styl psaní zpráv, kromě toho, že shrnutí, pozadí, obsah, závěr nebo doporučení jsou stručné.
Shromažďujte data, která jsou relevantní pro projekt, o kterém oznamujete. Využijte dostupné údaje, jako jsou finanční zprávy, zprávy o proveditelnosti a průzkumy, které již byly provedeny. Použijte příslušné referenční materiály, jako jsou například knihy nebo informace od informovaných třetích stran, jako jsou odborníci z oboru jako údaje pro vaši zprávu.
Zadejte datum, jméno generálního manažera, kterému zprávu zasíláte, vaše jméno, podpis a předmět zprávy v levém horním rohu papíru.
Stručně shrňte obsah zprávy tím, že uvedete problém, zjištění, dosavadní pokrok nebo návrh na vyřešení problému. Stručně uveďte, co očekáváte, budou přínosy projektu.
Popište pozadí tím, že napíšete krátkou historii probíhajícího projektu nebo obchodní úlohy, o které oznamujete. Zahrnout jména osob zapojených do úkolu nebo projektu, jako jsou členové projektového týmu, školitelé nebo vedoucí oddělení. Poskytněte další vysvětlení o tom, co je úkol nebo projekt.
Napište tělo nebo obsah zprávy včetně zjištění a údajů shromážděných v kroku 1. Uveďte stručnou analýzu zjištění a uveďte, co to znamená pro celý projekt a podnikání. Zahrňte do zprávy grafy, dotazníky, průzkumy a odkazy, které podpoří vaši analýzu.
Nakreslete závěr stručným uvedením stavu projektu nebo úkolu. Uveďte doporučení pouze tehdy, pokud o to požádal generální ředitel. Uveďte dvě stručná a nejdůležitější doporučení, která shrnou všechny další doporučení, které byste jinak uvedli v delší zprávě.
Tipy
-
Ačkoli krátký, zpráva by neměla čtenáři nechávat bez odpovědi. Uveďte všechny potřebné informace jasným a přesným jazykem.
