Audit je formální procedura, kterou provádí auditor, aby zjistil, jak společnost funguje a jak se může zlepšit. Existují různé typy auditů, jako je výkonnost a finance, ale všichni se řídí stejným základním postupem. Postup je obvykle rozdělen na čtyři hlavní části, včetně počátečního plánování, terénní práce, hlášení a sledování s uzavřením.
Vypracujte a odešlete předběžný oznamovací dopis klientovi nebo oddělení, které je auditováno. Podrobně, kdy bude proveden audit, jak dlouho očekáváte, že to bude trvat, úkol auditora, pokud není důstojníkem vy a kontrolní seznam typu dat, který budete hledat a potřebujete během auditu.
Naplánujte schůzku s manažery společnosti nebo oddělení. Definujte cíle a rozsah auditu s manažery a zjistěte, jaké zdroje jsou k dispozici. Získejte podrobné informace o procesech společnosti nebo oddělení. Umožněte manažerům vyjádřit veškeré obavy, které mají ohledně auditu, nebo klást otázky.
Proveďte základní průzkum společnosti nebo oddělení. Účelem průzkumu je doplnit to, co jste se naučili na setkání manažera, a lépe porozumět cílům, operacím a současným kontrolním mechanismům společnosti, jako jsou postupy schvalování.V této fázi mohou být užitečné různé údaje, například příručka společnosti a výpovědi pracovníků.
Formulujte základní plán práce založený na informacích získaných během setkání a průzkumu. Terénní plán popisuje, jak získáte zbytek dat, které budete používat. Může se lišit podle položek, jako je například síla ovládacích prvků společnosti.
Diskuse s pracovníky sbírají dokumenty - ty se liší podle konkrétního typu auditu, který provádíte - a získávají jejich vnímání toho, co se ve společnosti děje. Zeptejte se, co si myslí, že se společnost dělá dobře a co by mohlo být zlepšeno a proč.
Zkontrolujte dokumenty, které jste shromáždili od zaměstnanců. Zkontrolujte vstupní chyby nebo konfliktní informace. Podívejte se na zaměstnance, abyste zjistili, zda mají dostatečné vysvětlení chyb nebo konfliktů.
Ověřte, že dokumentace a postupy jsou v souladu s politikou společnosti a dalšími místními, státními nebo federálními předpisy.
Otestujte ovládací prvky společnosti nebo oddělení. Testování znamená, že se podíváte na dokumentaci konkrétních transakcí - obvykle někde v sousedství 24 až 36 - blíže. Čím více chyb nebo nesrovnalostí najdete v dokumentaci a rozhovorech, tím důležitější je. Pokud dokumentace zpočátku ukazuje, že ovládací prvky fungují dobře, nemusí být v tomto kroku příliš nutné. Audity, které netestují kontroly, se řídí zásadním postupem.
Formulujte nějaké počáteční názory o společnosti nebo oddělení a jak funguje nebo se může zlepšit. Poskytněte zpětnou vazbu manažerům společnosti nebo oddělení a požádejte je o písemnou odpověď na vaše doporučení a počáteční zjištění. Odpověď by měla vysvětlit, jakým způsobem mají manažery v úmyslu řešit problémy, které jste izolovali.
Vytvořte hrubý návrh zprávy o auditu. Zpráva musí obsahovat základní informace a vymezit rozsah auditu. Musí rovněž ukázat, co jste našli a jaké byly vaše doporučení založené na těchto zjištěních, stejně jako kopie nebo výpovědi z odpovědí manažerů.
Znovu se setkat s manažery a diskutovat o drsné zprávě. Poskytněte jim kopie a odpovězte na jakékoli dotazy, které mohou mít správci. Cílem této schůzky je zajistit manažerům, aby pochopili vše, co jste udělali, a co je třeba udělat pro zlepšení.
Vyčistěte a upravte sestavu a vytvořte konečný návrh. Konečný návrh by měl obsahovat výsledky zasedání auditu. Distribuujte konečný návrh manažerům.
Postupujte s oddělením nebo společností do šesti až dvanácti měsíců, abyste zjistili, zda společnost nebo oddělení provedly změny, které opravily problémy zjištěné během auditu.
Napište správnímu dopisu manažerům o tom, co jste se dozvěděli během sledování a jakékoliv dodatečné práce, které bude nutné. Pokud společnost nebo oddělení splnily očekávání, uveďte to v dopise a uveďte, že splnění cílů auditu, které ukončíte.
Tipy
-
Buďte připraveni na určité napětí během procesu auditu. Lidé jsou často nervózní ohledně chyb, které můžete najít, i když jsou chyby nevinné, protože příliš mnoho chyb může znamenat, že jejich práce jsou na trati. Ujistěte se, že je to vaší úlohou jednoduše vyšetřit, neposkytovat žádné odměny ani tresty. Vždy vysvětlete přesný důvod, proč požadujete konkrétní údaje, aby pracovníci pochopili vaše odůvodnění.
