Vytvoření inventáře položek v kanceláři může být důležité v případě krádeže, požáru nebo přírodní katastrofy. Bez seznamu byste se museli spoléhat na vaši paměť, abyste se zabývali obsahem kanceláře. Kopie seznamu by měla být uložena mimo lokalitu a aktualizována jako kancelářský nábytek a vybavení zakoupeno nebo odstraněno. Volitelně můžete doplnit seznam inventáře s výkresy nebo fotografiemi zobrazujícími umístění klíčových objektů v každé místnosti.
Nábytek a příslušenství
Seznam kancelářského nábytku a příslušenství pokojů zahrnuje stoly, židle, lampy, odpadkové nádoby, skříňové skříně a dokonce i okenní úpravy. Dekorativní předměty by neměly být přehlíženy, jako jsou obrazy nebo obrazy, závěsné nástěnky, rostliny, okrasné figurky a zrcadla. Zkontrolujte police, které tvoří knihovnu kanceláří. Některé příručky mohou být relativně drahé a je třeba si uvědomit jejich hodnotu.
Počítačové systémy
Srdcem většiny kanceláří dnes je jeden nebo více počítačových systémů. Systémy se skládají z hlavního počítače (CPU), monitorů, tiskáren, skenerů, reproduktorů, klávesnic, myší a všech připojených propojovacích kabelů. Zaznamenejte všechny přenosné počítače. Mezi další položky patří nepřetržité záložní baterie a videoprojekce. Kancelářský inventář, který také uvádí nákupní cenu a datum nákupu každé položky, ať už nábytku nebo počítačů, umožňuje, aby byl seznam použit při určování výše krytí potřebného k zajištění obsahu kanceláře. Zaznamenávání kupní ceny a data je také užitečné při vyplňování daňových přiznání, neboť počítač a jiné kancelářské vybavení mohou být odpisovány v průběhu několika let a v tomto výpočtu je zapotřebí jejich kupní cena a datum. Zahrnout také počítačový software do seznamu.
Komunikační zařízení
Kanceláře běžně používají elektronické zařízení pro komunikaci, kromě e-mailu prostřednictvím počítače. Seznam kancelářských inventářů by měl obsahovat kopírovací a faxové přístroje, telefony, diktafony a interkomy. Širokopásmové modemy a směrovače se používají pro připojení počítačů a VoIP (Voice Over Internet Protocol) k komunikačním službám. Shodnocení seznamu sériových čísel všech elektronických a výpočetních zařízení bude pro případ krádeže cenné.
Dodávky
Kancelářské "dodávky" se považují za předměty, které jsou používány v průběhu podnikání a musí být pravidelně doplňovány. V této kategorii se nachází papír pro kopírky a tiskárny, notebooky a notebooky, vložky, kalendáře a kalendáře, inkoust a toner pro tiskárny a faxy, tužky a tužky, značkovače, sponky na papír, odpadkové pytle, obálky a podobně. Procházka skrze kancelářskou prodejnu nebo rychlý pohled na zásobní skříň vám připomene další doplňkové položky. K dispozici jsou softwarové programy, které pomáhají při správě a sledování inventáře kanceláří a mohou upozorňovat, když jsou zásoby nízké a je třeba je znovu uspořádat.
