Při vytváření účetního systému musí podniky a neziskové organizace vytvořit rámec pro vnitřní kontrolu. Proces vnitřního řízení pomáhá zajistit, že systém funguje dobře a že všichni zaměstnanci pracují podle očekávání. Mít takovou zásadní obchodní funkci poskytuje přiměřenou jistotu snížením pravděpodobnosti chyb a ochranou majetku organizace. Vzhledem ke svému významu se firmy snaží dobře uvažovat o základních principech vnitřní kontroly.
Odpovědnosti
Společnosti musí jasně stanovit odpovědnost. Přiřazení konkrétních odpovědností jednotlivcům zajišťuje, že chápou, jaká je jejich úloha při udržování vnitřní kontroly. Pokud je odpovědnost za vnitřní kontrolu trvale přehlížena, účinný systém vnitřní kontroly ukáže, kdo neplní přidělený úkol.
Uchovávání záznamů
Paměť není neomylný nástroj, zvláště pokud jde o velké množství informací nebo transakcí. Správné postupy vedení záznamů umožní firmám mít přesné historické údaje o transakcích. Takové historické údaje umožňují společnosti, aby se k ní později obrátily, zjistí-li nějaký problém nebo je-li třeba objasnění.
Pojištění a pojištění
Bohužel ani ten nejlepší systém vnitřní kontroly nesmí zabránit ztrátě majetku. Tím, že pojišťuje majetek a pojišťovací zaměstnance, může být organizace ujištěna, že bude uhrazena hodnota aktiva, jestliže je aktivum odcizeno nebo jinak zneužito.
Záznamy o majetku a úschova
Ve vnitřním kontrolním systému nejsou lidé, kteří mají fyzický přístup k hotovosti a jinému majetku, stejní lidé, kteří vedou záznamy týkající se tohoto majetku. Pokud by například osoba odpovědná za vedení drobných hotovostních záznamů byla stejná osoba, která měla klíč k drobnému pokladniči, bylo by pro něho snadné pomáhat s hotovostí a falšovat drobné hotovostní záznamy. Osoba, která vede evidenci aktiv, by neměla mít možnost fyzicky přistupovat k aktivům, které sleduje.
Odpovědnost za související transakce
Některé úkoly musí být dokončeny za účelem dokončení jedné transakce. V tomto případě je důležité, aby různí zaměstnanci vykonávali jednotlivé úkoly tvořící transakci. Tím je zajištěno, že více než jedna osoba byla zapojena do dokončení úkolu, což zvyšuje pravděpodobnost, že budou zjištěny jakékoli chyby nebo podvodné činy.
Technologické kontroly
Zabezpečovací prostředky, elektronické klávesnice a další bezpečnostní prvky založené na technologii mohou pomoci organizacím chránit majetek. Technologie může často jít tam, kde lidé nemohou, a mohou pracovat 24 hodin denně, aniž by museli platit příplatek. Inteligentní firmy rozšiřují své systémy vnitřní kontroly s vhodnou a nákladově efektivní technologií.
Nezávislý přehled
Společnosti musí pravidelně kontrolovat své systémy vnitřní kontroly. To by mělo být provedeno osobou, která neprováděla žádnou z kontrolovaných prací. Nezávislý hodnotitel může objektivně podat zprávu o práci, která proběhne během procesu vnitřní kontroly, a nemá žádný důvod pokrýt chyby nebo být příliš optimistický ohledně kontrolních postupů.
