Přiřazení úkolu k tomu, aby se na schůzce dělaly minuty, jsou považovány některými lidmi za nevděčný úkol.Ovšem zvládnutí umění provést efektivní zápisy z jednání není jen užitečné pro účastníky, aby pochopili problémy, diskusi a dohodli se na akčních bodech, ale mohou také pomoci ostatním, kteří nebyli u stolu při rozhodování. Nepodceňujte sílu a efektivitu učení, jak zvládnout tuto písemnou dovednost.
Položky, které budete potřebovat
-
Agenda jednání
-
Seznam účastníků
-
Pen nebo tužka
-
Notepad nebo notebook
-
Zařízení pro záznam zvuku (volitelné)
Spusťte minuty zasedání na vrcholu napsáním názvu schůzky, místa, data a času, které se konaly.
Seznamte pozvaných účastníků, kteří jsou přítomni svým jménem, názvem a oddělením, které zastupují, spolu s pozvanými, ale ne přítomnými. Uveďte také jména všech pozvaných hostujících řečníků nebo přednášejících.
Vytvořte podsekci pro každou položku agendy a vytvořte poznámky, protože diskuse se týká daného tématu. Zapište klíčové diskuze a pokud možno pokuste se uvést jméno osoby spojené s klíčovými body.
Po diskusi na toto téma si zapište všechny schválené další kroky nebo rozhodnutí, které se týkají tohoto bodu agendy, aby zahrnovala doporučená opatření, koho, datum splatnosti, odpovědné osoby nebo oddělení pro realizaci apod. Jedná se o nejdůležitější část okamžiku procesu, protože od této části budou odvozeny všechny akční plány ze schůze.
U všech problémů nebo diskusních bodů, které byly vzneseny, ale nebyly vyřešeny, přidejte je do samostatné části vašich minutových stránek s označením "Nevyřešené problémy". Účastníci setkání si mohou později prohlížet a hostitel schůze se pak může rozhodnout, jak nejlépe zvládnout řešení těchto položek.
Na konci zápisu si napište dohodnuté příští schůzku, čas a místo spolu se všemi dalšími informacemi, které musí účastníci poznat při přípravě na další zasedání.
Konečně se ujistěte, že všichni pozvaní účastníci budou přítomni nebo nebudou obdržet kopii minut. Je dobrým pravidlem pokusit se o rozdělení minut do 24 až 48 hodin po schůzce. Tímto způsobem, pokud je něco nepřesné, nebo někdo byl nesprávně označen, může být opraven v době, kdy je na mysli každého účastníka čerstvý.
Tipy
-
Je důležité mít přesný seznam přítomných, jelikož může být důležité později poznat, kdo byl přítomen a podílel se na rozhodování o klíčových rozhodnutích na schůzi. Nezapomeňte zapsat jak své jméno, tak datum, kdy jste minuty odebrali spolu se souborem cesta, kde lze nalézt zápisy, pokud jsou uloženy elektronicky na počítači.
Varování
Je to v pořádku, abyste se vybrali, ale pokuste se parafrázovat nebo zasahovat své vlastní slova, připomínky či názory na to, co si myslíte, že někdo řekl, cítil nebo si myslel - napište zápis, jak to osoba uvedla.
