Ať už se jedná o schůzku zaměstnanců nebo o manažery, zaměstnance, generální ředitele a investory, musí někdo být tam, aby zaznamenali schůzku a sdíleli informace s ostatními, kteří tam nebyli. Vzhledem k tomu, že vzpomínky mohou být krátké, zápisy z jednání také slouží jako připomínka pro ty, kteří se prezentují o problémech, o kterých se diskutuje, o rozhodnutích a akcích, které mají lidé podniknout. Vzhledem k tomu, že zápisy slouží jako vodítko pro budoucí obchodní jednání, je důležité, aby byly organizovány a obsahovaly správné informace. To začíná spolehlivými nástroji.
Zvolte své nástroje
Pokud jde o výběr nástrojů, vyberte ty, které pro vás nejlépe fungují, a umožní vám zůstat na vrcholu toho, co se děje na schůzce, a přijmout souvislé poznámky. Pro některé lidi je to laptop nebo tabletový počítač; pro druhé je to notebook a pero. Máte-li nahrávací zařízení, jako je hlasový záznamník nebo smartphone s aplikací pro nahrávání, vám také pomůže později zjistit schůzku. Používáte-li smartphone, tablet nebo počítač, vypněte všechny zvuky, hry nebo aplikace sociálních médií, abyste se během schůzky nepřerušili. Tyto nástroje vám pomohou učinit si poznámky rychleji - ale měli byste vždy mít notebook a několik pera nebo tužky na ruce jako zálohu.
Použijte šablonu
Rozvíjení šablony vám pomůže ušetřit čas, protože během setkání nebudete muset trávit vzácné okamžiky, když vypíšete diskutovaná témata. Počítačové programy, včetně Microsoft Office, nabízejí šablony obchodních schůzek, které můžete použít - nebo můžete vytvořit vlastní prázdný dokument pomocí programu, který obdržíte před schůzkou. Tyto šablony obvykle obsahují oddíly, které zahrnují účastníky, položky akce, nové obchody atd., Ale zeptejte se svého zaměstnavatele, zda chcete požadovat jiné položky, jako jsou jména zúčastněných akcionářů, názvy hosty a místo setkání. V horní části každé sekce vytvořte malou schránku se slovem "Čas", abyste si mohli zapsat čas, který sekce začala. V počítači uložit šablonu v aplikaci Word nebo jiný upravitelný formát, ponechat několik prázdných prostorů v každé části. Pokud vytváříte šablonu pro tisk a poté vyplňujete ručně, ponechte v každé sekci dostatek místa. Když píšete poznámky ve spěchu, budete často psát větší a zabírat více prostoru, než byste měli, kdybyste měli více času.
Co obsahovat a co je třeba nechat
Účelem učinit minuty na schůzi není zaznamenávat každou věc, kterou lidé diskutují, ale místo toho zaznamenat, co se stalo, naznačuje "Róbertův řád řádů", krátká kniha, která popisuje, jak zvládnout parlamentní schůzky. Tato kniha je často používána neziskovými organizacemi a podniky jako průvodce pro běh schůzek. Pokud jde o poznámky o schůzkách, neztrácejte čas tím, že zapíšete každý argument, který někdo podnikl pro nebo proti konkrétní obchodní akci, například. Když někdo učiní návrh, například napište přesné znění návrhu, kdo to udělal, a konečné výsledky hlasování. Nemusíte však zapisovat všechny komentáře pro nebo proti návrhu. Když někdo vypracuje zprávu, napište si, kdo sestavu sestavil, název zprávy, stručný přehled zprávy a provedenou akci. A jelikož vezmete "minuty", zapište také čas, kdy bylo rozhodnutí učiněno, stejně jako čas, kdy lidé začali diskutovat o předmětu.
Vypracování zkratky
Dokonce i když nezaznamenáváte každou věc, která se stala, někdy může akce na setkání jít rychleji, než se budete držet. Když k tomu dojde, použijte vlastní zkratku. Můžete například použít zkratky běžných obchodních slov, například "mgmt" pro správu nebo "prod" pro produkt nebo produktivitu. Použijte iniciály pro účastníky schůzky, jako například "JS" pro John Smith. Symboly jako otazník mohou být zkratkou pro "otázku". Můžete například napsat "JS?" že John Smith položil otázku. Rozvíjejte vlastní zkratku a poté ji překládejte do pojmů, které všichni mohou pochopit, než zveřejníte poznámky k jednání.
