Jsou chvíle, kdy vy a vaši zaměstnanci potřebujete pár dolarů v hotovosti, abyste zaplatili za menší výdaje. Možná budete muset koupit několik kancelářských potřeb, platit za dort na narozeniny někoho nebo jednoduše najít malou změnu pro parkovací metr, například. Většina firem využívá drobné hotovosti, sledování plateb v drobné pokladně. Budete potřebovat nominovat drobného správce hotovosti, obvykle účetního, účetního nebo jiného nadřízeného, který bude v případě potřeby dohlížet na operace a shromažďovat příjmy. Každý zaměstnanec, který si přeje koupit, by měl projít tímto zástupcem, místo aby nechal malou pokladnu nebo cín otevřený všem zaměstnancům.
Kupte si řízený notebook - malý notebook s rozměrem žurnálu může být nejlepší, protože se vejde do drobné pokladny. Označte notebook s počátečním datem, názvem společnosti a kontaktními informacemi "Pokud došlo ke ztrátě". Nakreslete tři vertikální čáry na první stránce notebooku. Označte čtyři výsledné sloupce Datum, Nákup, Částka a Zůstatek. Můžete pokračovat v celém notebooku při spuštění drobné hotovosti nebo se spoléhat na osobu, která začíná novou stránku pokračovat ve formátu.
Uveďte počáteční zůstatek na svém řádku s datem. Ve sloupci Nákup označte název Počáteční zůstatek. První nákup bude zaznamenán na druhém řádku.
Vložte počáteční částku drobných peněz do krabice nebo cínu spolu s notebookem.
Chcete-li uskutečnit nákup, nechte zaměstnance navrhnout účetnímu nebo manažerovi, co potřebuje a proč. Účastník nebo správce mohou tento nápad přijmout nebo odmítnout. Pokud je zaměstnanec přijat, má zaměstnanec přístup k drobným pokladnám a krabicím nebo cínům.
Požádejte zaměstnance předložit potvrzení o nákupu. Uchovávejte všechny příjmy dohromady, upevněné pomocí kancelářské spony, v malém pokladně nebo v knize. Odstranit potvrzení měsíčně a soubor.
Přidejte do hotovostního peněžního fondu dodatečné hotovost tím, že se stáhnete z účtu společnosti. Drobný správce hotovosti, jako účetní nebo manažer, rozhoduje, kolik by mělo být drženo v drobných penězích, obvykle pod 100 dolarů.
Tipy
-
Držte drobné pokladní knihy a krabici nebo cín na bezpečném místě, jako je kancelář nebo vedení kanceláře nebo skříně. Nenechávejte to ve společném prostoru, jako je jídelna nebo zasedací místnost. Držte drobné hotovostní nákupy malé, za výdaje, jako jsou poštovné, parkovací metry nebo party zboží.
Varování
Nezaznamenávejte velké nákupy v drobné pokladně. Ty by měly být účtovány v hlavní pokladně.
