Chcete, aby vaši zaměstnanci využili dovolenou podle svého uvážení, ale je to vaší povinností zajistit, aby jste měli zaměstnance ve všech odděleních po celý rok, takže běžné podnikání může pokračovat. Jediným způsobem, jak koordinovat dovolenou zaměstnanců, je vytvořit kalendář s prázdninami. Můžete použít různé softwarové programy online nebo v počítači, abyste mohli porovnávat plány a správně řídit dobu strávenou zaměstnanci. Pokud dáváte přednost této metodě, můžete si nechat kalendář papíru.
Položky, které budete potřebovat
-
Kalendářový program
-
Šablona kalendáře
Elektronický kalendář
Přejděte do vybraného kalendářového softwaru v počítači nebo na Internetu. K dispozici je několik programů pro vytváření elektronického kalendáře včetně programů pro zpracování textu, kalendářového softwaru nebo online programů.
Vyberte možnost přidání nového kalendáře a přidejte název kalendáře hlavního prázdnin společnosti. Uložte jej na pevný disk nebo na požadované místo v síti nebo na Internetu na základě výběru softwaru. Zablokujte všechny dny nebo týdny, kdy zaměstnanci nemohou dovolenou přijmout nebo informovat manažery o této možnosti.
Vytvořte profily pro zvolený software, které určují oprávnění a možnosti, které lidé mají. Například vy a vaše záloha potřebují globální práva pro správu, aby bylo možné provádět všechny změny, ale správci mohou pouze přidávat události s časy startu a ukončení, které později schválíte. Přidejte uživatele a jejich uživatelská jména do programu a připojte k nim správný profil. Umožněte manažerům vytvářet své individuální hesla nebo přidávejte obecná hesla, která se mohou změnit. Konečně, aby byl kalendář přístupný všem zaměstnancům, vytvořte si profil a heslo s pouze možnostmi zobrazení, které může každý zaměstnanec použít. Máte-li mnoho zaměstnanců, možná budete chtít vytvořit několik běžných uživatelů a hesel, které mají možnosti prohlížení.
Vytvořte elektronickou šablonu, kterou mohou zaměstnanci požadovat od svých manažerů na dovolenou. Přidejte místo pro schválení manažera. Tuto šablonu můžete vytvořit z programu pro zpracování textu nebo tabulkového procesoru. Udělat tuto šablonu všem manažerům k dispozici všem zaměstnancům, kteří potřebují požádat o dovolenou.
Požadovat od manažerů oddělení, aby schvalovali žádosti o dovolenou učiněné zaměstnanci. Požádejte správce o zadání požadavků na dovolenou do elektronického kalendáře, ale nechte je předat kopii schválené žádosti o dovolenou. Některé firmy vyžadují, aby správci tyto požadavky předávali, když přišli, zatímco jiní mohou vyžadovat aktualizace žádostí o dovolenou do kalendáře v určitý den v týdnu. Zkontrolujte a schvalujte přidané dovolené podle potřeby.
Vytiskněte pravidelně kopii hlavního kalendáře dovolené a vložte jej do pracovního salonu, kuchyně nebo místností pro odpočinek.
Sledujte všechny žádosti o dovolenou, abyste zajistili zaměstnancům čas na knihy pro dovolenou. Vytiskněte schválené žádosti o dovolenou a uchovejte si jejich osobní záznamy. Předat elektronickou kopii žádosti o dovolenou na mzdy za své záznamy.
Kalendář papíru
Stáhněte si zdarma kalendář z internetu nebo vyberte šablonu kalendáře z vybraného softwarového programu. Vytiskněte kopii tohoto kalendáře. Pokud je to potřeba, můžete také získat prázdné šablony kalendáře z obchodů s kancelářskými potřebami. Zveřejněte kalendář na centrálním místě, jako je například kancelářská kuchyně, místnost pro odpočinek nebo v pokladně.
Zablokujte týdny, kdy zaměstnanci nemohou vzít dovolenou. Tyto oblasti můžete šedě zbarvit nebo dát velkou X na dny, kdy zaměstnanci nemohou vzlétnout.
Požádejte zaměstnance, aby zapisovali své časově omezené žádosti a předali je manažerovi ke schválení. Jakmile manažer schválí, žádost se vám předá. Poté zkontrolujte kalendář, abyste zajistili, že všechny oblasti vaší firmy budou mít potřebný počet zaměstnanců, než schválíte žádost o odložení.
Přidejte schválené prázdniny do kalendáře společnosti podle potřeby. Předat schválené žádosti o dovolenou na mzdové listy a uchovávat kopii pro pracovní soubor zaměstnance.
Tipy
-
Než zřídíte kalendář dovolené společnosti, přečtěte si část týkající se firemních zásad a postupů pro dovolenou. Pokud ji nemáte, budete muset vytvořit procedury a procedury postupů pro žádosti o dovolenou podle postupů zvolených pro elektronické nebo papírové kalendáře.
Ujistěte se, že tato zásada zahrnuje informace, které označují, že žádosti podléhají schválení správce a dostupnému času dovolené. Chcete-li objasnit jakékoli problémy s těmito zásadami, možná budete chtít zahrnout jazyk, který vymezuje zásadu prvního příchodu, prvního podání pro spravedlnost, ale uveďte, kdy se více zaměstnanců ucházejí o stejné volno ve stejnou dobu. seniority.
Zahrňte formulář žádosti o odmlku v části procedur příručky pro zaměstnance. Vymažte aktualizované kopie, které chcete podle potřeby vložit do příručky.
Varování
Přečtěte si zásady a postupy, abyste se ujistili, že jsou v souladu se státními a federálními zákony. Zatímco společnosti nejsou povinny poskytovat zaměstnanecké prázdniny, v takovém případě musí dodržovat federální a státní zákony ve správě programu.
Zahrňte tabulku časového rozlišení dovolených do politik, aby zaměstnanci pochopili, kolik dovolené mají podle svých let služby.
