Obchodní dopis nastaví tón pro budoucí interakce. Když potenciální klient obdrží obchodní dopis, okamžitě vytvoří dojem spisovatele a jeho organizace. Pokud je dopis příliš příležitostný, může se stát, že se spisovatel může stát nevinným nebo neprofesionálním. Psaní, které je příliš formální, může zastrašit nebo odcizit čtenáře. Dobře uspořádaný a dobře napsaný dopis vytvoří první pozitivní dojem.
Dobře organizováno
Každé obchodní dopisy se zabývají určitým účelem nebo úkolem. Mohlo by to být žádost o informace, odpověď na dotaz nebo předložení návrhu. První odstavec uvádí účel tohoto dopisu. Odpovídá na novinářské otázky: kdo, co, kdy, kde a proč. Zbývající odstavce podporují tento účel různými body - kvalifikací, atributy, funkcemi. Poslední odstavec opakuje tento účel a jasně popisuje očekávání spisovatele. Spisovatel používá vhodné přechodové fráze, aby zajistil plynulé spojení všech částí dopisu.
Jasné a stručné
Dobrý obchodní dopis poskytuje všechny relevantní informace jasným a stručným způsobem. Spisovatel používá vhodný tón a jazyk. Udržuje slovní zásobu jednoduchou a vyhýbá se používání technického nebo abstraktního jazyka, který zapůsobí na čtenáře. Změňuje délku vět, vyhýbá se dlouhým, neustávajícím větám s nadměrnými detaily. Nicméně se neomezuje na krátké, roztržené věty. Kdykoli je to možné, použije aktivní hlas namísto pasivního hlasu.
Dobře strukturovaný
Každé obchodní dopis odpovídá požadavkům na formát a písmo společnosti.Ve formátu bloku je celé písmeno vlevo odděleno a odděleno, s výjimkou dvojitého mezery mezi odstavci. Modifikovaný formát bloku sleduje styl bloku, ale umístí datum a zavření ve středu. Většina obchodních dopisů obsahuje datum, vnitřní adresu, pozdrav, předmětovou linku, bezplatné uzavření, podpis a přílohy. Je-li písmeno kratší nebo je delší než průměr, zapisovatel provede potřebná nastavení vertikálního odstupu.
Chyba zdarma
Před odesláním jakéhokoli dopisu čtenář čte první hlasový výstup. Je to vynikající způsob, jak zkontrolovat jazyk, který zní nepříjemně nebo nepřirozeně. Využívá slovníku a psaní stylů ke kontrole veškerého pravopisu, gramatiky a interpunkce. Případně může použít funkci kontroly kouzla a gramatiky v jeho programu pro zpracování textu. Dvakrát zkontroluje jméno, název a adresu příjemce.
