Společnosti všech tvarů a velikostí mají setkání, ať už se jedná o globální společnost, která zahajuje prodej v Evropě v miliardách dolarů, nebo malý rodinný podnik, který se rozhodne aktualizovat svou akcii. Minutní jednání je obvykle zásadní součástí firemních schůzek, což firmám poskytuje přesný přehled důležitých událostí, jako jsou hlasy akcionářů, pracovní spory a diskuse o budoucích strategiích.
Položky, které budete potřebovat
-
Poznámkový blok a pero
-
Diktafon nebo záznamové zařízení
Proveďte program z předchozího zasedání. Mohly být vzneseny body, které je třeba provést na probíhající schůzi. Znalost těchto témat před zasedáním vám umožní rychleji přijímat informace a zkrátit poznámky.
Zaznamenejte si schůzku se záznamovým zařízením, pokud si myslíte, že se můžete snažit udržet krok s diskusemi. Nalepení na schůzku znamená, že můžete později přepisovat příslušné body s omezeným časovým omezením.
Sedněte v blízkosti osoby, která předsedá schůzi. To vám umožní požádat o vysvětlení o jakýchkoli bodech, které jste vznesli, a které jsou nejednoznačné nebo nepodstatné.
Zadejte čas a datum v horní části notebooku. Poznamenejte si osobu, která předsedá schůzi, minutku (sami) a místo konání.
Seznamte se s ostatními účastníky kromě předsedy a sami. Projděte list papíru a požádejte každého účastníka, aby vyplnil své jméno. Tyto informace pak mohou být přepsány do vašich celých minut později.
Sledujte agendu jednání. Setkání obvykle obsahují body pro diskusi. Rozhovory mohou často vystupovat na dotycích, což znamená, že položky jsou vynechány nebo jsou předmětem diskuse. Držte se čísel v agendě a všimněte si, jak jsou diskutovány, a to i v případě, že nejsou po sobě jdoucí.
Dokumentuje jakékoli návrhy týkající se rozhodnutí o pravidlech nebo budoucím směru společnosti. Seznamte jednotlivce, kteří navrhují návrhy, a pokud se hlasuje, zaznamenejte, kdo a kolik hlasovalo pro návrh. Dokumentuje, jak se pohyb pohyboval, ať už verbálním potvrzením, ukázkou rukou nebo tajným hlasováním.
Zapište minuty co nejdříve po schůzce. Informace jsou pravděpodobně čerstvé ve vaší mysli, takže si můžete vzpomenout na další podrobnosti, než kdybyste je nechali později.
Nahrajte své vlastní jméno na konci dokumentu tak, aby vás kolegové mohli kontaktovat s dotazy ohledně obsahu.
