Technologie přetvořila procesy kancelářských výstupů a přeměnila kopírky na obří síťové tiskárny. Stejně jako jakékoli výhody nabízejí možnost zneužití, vysoce kvalitní výstup kopírovací techniky může usnadnit zneužití duševního vlastnictví. Když uvažujete o tom, co mohou tyto stroje nabízet vaší škole nebo podnikání, mohou jejich klady převažovat nad jejich nevýhodami, ale jejich negativy by vás měly vyzvat, abyste pečlivě naplánovali jejich implementaci a použití.
Reprodukce dokumentů
Kromě multifunkčních tiskáren s nízkou hlasitostí se kopírky spoléhají na tonery podobné spotřebním materiálům, které si koupíte pro laserovou tiskárnu. Čím více vynaložíte na zařízení, tím lépe jeho rozlišení, až na vybavení, které produkuje výstup prakticky nerozlišitelný od původních dokumentů. Plně barevné nebo černobílé - pouze černé - mohou tyto stroje vyčerpat velké množství kopií v krátkém pořadí. Snadnost a věrnost, s jakou reprodukují zdrojový materiál, mohou vyvolat obavy o bezpečnost informací, krádeží dat, porušování autorských práv a padělání. V obchodním prostředí, v lékařské nebo právní kanceláři nebo v jakémkoli scénáři, který zahrnuje majetková nebo důvěrná data, mohou kopírovací prostředky představovat hrozbu pro kontrolu informací regulovaných zákonem nebo zvykem.
Funkční pohodlí
V ranních kopírech chyběly automatické podavače dokumentů a nemohly být seskupeny více kopií. Moderní zařízení změní akt duplikace dokumentu na neformální jednání. Síťová komunikace s domácími nebo kancelářskými počítači může nahradit několik stolních tiskáren technologií, která automaticky produkuje oboustranné kopie, kopíruje a sešívá vícestránkové dokumenty, ukládá často přetištěné formuláře pro okamžité kopírování, faxy z plošného skleněného nebo skleněného skla a e-maily jeho výstupu. Toto pohodlí může urychlit a zjednodušit kancelářské operace, ale složitost ovládacích prvků kopírky může uživatele vyzvat k výběru nesprávných možností, plýtvání papírem a spotřebním materiálem na cizí výstupy.
Provozní náklady
Protože většina kopírek funguje jako laserové tiskárny, spojují práškovou směs plastů a barviv na povrch listů papíru. Tento proces fixace závisí na teple, což vyvolává chuť k elektřině, což zvyšuje náklady na kancelářské potřeby. Kopírky také vyžadují spotřební materiál, včetně toneru, který může stát více než ekvivalentní zásoby pro laserové tiskárny. Tyto kazety s vysokým výtěžkem mohou trvat déle než srovnatelné spotřební materiál tiskárny, ale tento výkon nese vyšší cenu. Zvláště při velkoobjemovém provozu mohou kopírovací stroje vyžadovat periodickou službu k udržení výkonu. Smlouva o poskytování služeb se může týkat jak dodávek, tak údržby, ale přidává další fixní náklady ke spodním liniím.
Zachování dat
Kopírka, která ukládá informace o dokumentech pro okamžité vyvolání a výstup a faxů a e-mailů, které duplikuje, používá interní pevný disk k uchování skenů stránek pro krátkodobé nebo dlouhodobé obnovení. Tato ukládání dat umožňuje kouzlo pro kancelářské funkce, ale může vystavit citlivé informace riziku náhodného nebo úmyslného zneužití. Stejně jako jakýkoli pevný disk, mechanismus ukládání do kopírky může poskytnout tajemství dlouho poté, co vymažete informace a dokumenty z ní, a vyžaduje stejný druh bezpečnostních ustanovení, která platí pro pevné disky počítače při prodeji nebo vyřazování systému z provozu.
