Klíčovým prvkem pro provozování úspěšného cateringového podniku je schopnost vytvářet přesné rozpočty pro každou událost. Rozpočet, který přesně vyčleňuje výdaje, umožňuje udržet skutečné výdaje pod fakturačními náklady a zachovat si zdravé ziskové rozpětí. Úspěšní poskytovatelé stravování dokáží zjistit, kolik je potřeba vynaložit na každou osobu na akci, a současně vypočítat značkovací hodnotu, která zajišťuje, že každá událost je prospěšná a stojí za to.
Vytvořte graf nebo tabulku s výpisem všech potravin a nápojů, které potřebujete pro cateringovou akci. To může pomoci rozdělit seznam do kategorií jako jsou předkrmy, hlavní jídla, dezerty a nápoje. Vedle každé položky vytvořte sloupec skutečných nákladů na jednu porci, naúčtované náklady na jednu porci, skutečné celkové náklady na událost a účtované celkové náklady na událost.
Vypočítejte skutečné náklady na porci každé pokrmy a nápoje potřebné pro danou událost a uveďte tuto částku do ceny za porci. Skutečné náklady jsou to, co musíte věnovat surovinám potřebným k přípravě jídel a skutečné ceně, kterou platíte za nápoje.
Určete značkovací hodnotu svých potravin a nápojů. Jako obecné pravidlo platí, že mnoho poskytovatelů stravování postupuje podle vzorce účtování třikrát skutečných nákladů na položky za jejich konečné stanovení cen. Například, jestliže vám cena pokrmu činí 5 dolarů na jednu porci, vyúčtujte zákazníkovi 15 dolarů za porci. Vypočítejte toto číslo pro každou porci a umístěte ji pod účtované celkové náklady na jednu porci.
Vynásobte skutečnou cenu za porci pro každou položku podle počtu hostů, kteří se účastní, a uveďte tuto částku pod skutečné celkové náklady na danou událost. Také vynásobte účtované náklady na každé porci pro každou položku podle počtu hostů, kteří se účastní, a umístěte tuto částku pod celkové účtované náklady za událost.
Údaje v každém sloupci jsou k dispozici pro jasný přehled o rozpočtu na potraviny a nápoje. Z těchto součtů můžete zjistit, jaké jsou skutečné náklady na jednotlivé podání a událost. Můžete také určit potenciální zisk tím, že jej srovnáte s údaji o značce události.
Vytvořte další část v tabulce pro své náklady na zaměstnance a místo konání. V rámci této sekce si zapište veškeré poplatky spojené s náborem zaměstnanců, jako jsou servery a barmany, a také veškeré výdaje na zařízení, pokud poskytují místo pro vašeho klienta. Někteří hosté se rozhodnou účtovat za personální oddělení zvlášť, zatímco jiní zjistí, že dávají přednost účtování jednotné procentní sazby, například 21 procent z celkové částky jako automatický poplatek za službu, který zahrnuje i zaměstnance.
Přidejte příslušné daně k účtu před navržením odhadovaných poplatků zákazníkovi ke schválení. Pokud je například daná daňová sazba vašeho státu 8,25%, vynásobte celkovou částku tohoto procenta tak, aby zjistila, kolik daňové sazby pro danou událost má.
