Poznámky jsou často posílány mnoha lidem najednou a nemají být přizpůsobeny jako obchodní dopis. Podniková poznámka je napsána, aby poskytla instrukce nebo informovala publikum. Toto publikum může být členem vaší organizace nebo třetí strany, například klientem. Při psaní poznámky o klientovi je ještě důležitější zůstat profesionální v celé své poznámce a poskytnout spoustu informací. Dodatečné materiály, například informace o vaší společnosti, mohou být součástí poznámky klienta.
Vytvořte záhlaví pro poznámku klienta. Kategorie kategorií jsou To, From, Date a Subject. Sekce Do musí zahrnovat všechny klienty, kterým odesíláte poznámku. Vaše jméno se nachází v sekci Od. Datum odeslání poznámky by mělo být napsáno po "Datum" a předmět poznámky by měl jasně vysvětlit účel, například "Další informace potřebné pro webový projekt".
Napište první odstavec s vaším klientem. První odstavec by měl obsahovat několik vět, které stručně vysvětlí váš účel pro tuto poznámku. Pomocí příkladu projektu webových stránek byste vysvětlili projekt, na kterém pracujete pro klienta, proč potřebujete další informace a jaké jsou tyto informace. Toto je shrnutí, takže žádné podrobnosti ještě nemusí být zahrnuty.
Napište tělo poznámky, která je obvykle dlouhá několik málo odstavců. Zde naleznete podrobnosti o odkazu klienta. Můžete například mluvit o tom, který aspekt projektu webových stránek máte potíže a jaké konkrétní informace potřebujete od klienta.
Zahrňte kroky, které potřebujete, aby klient přijal případně závěrečný odstavec. Informační poznámky, jako například aktualizace klienta o nové firemní politice, tuto sekci nepotřebují. V příkladu projektu webových stránek však budete muset klienta vysvětlit, jak dáváte přednost tomu, aby Vám byly zaslány další informace. Není-li vyžadována žádná akce klienta, můžete mu poskytnout kontaktní informace v případě, že má dotazy. Nezapomeňte mu poděkovat za jeho čas.
