Memo je způsob komunikace s ostatními ve vaší kanceláři. Poznámky obvykle hlásí nebo vysvětlují něco. Mohou také podat žádost. Neformální poznámky mohou být použity k hlášení něčeho, co nemá velký význam, nebo k prezentaci informací malému počtu lidí nebo méně formálnímu prostředí. Při psaní neformální poznámky buďte profesionální a držte je krátký a bod. Neformální poznámka by měla obsahovat asi jednu stránku a měla by obsahovat potřebné informace.
Umístěte hlavičkový papír společnosti v horní části první stránky neformální poznámky.
Umístěte frázi "Memo" těsně pod hlavičkou.
Umístěte jména odesílatele a příjemců, stejně jako datum a předmět dále. Tyto informace by měly být umístěny na samostatných řádcích. Pro neformální poznámku ponechejte předmět krátký, ale specifický, aby čtenář mohl rychle zjistit, o čem je poznámka. Pokud neexistuje žádný konkrétní příjemce, tyto informace můžete zanechat.
Uveďte účel zmínky jasně a konkrétně v prvním odstavci. Pokuste se to provést jednou až dvěma věty.
Napište krátkou část diskuze, abyste vysvětlili hlavní doporučení nebo žádost o poznámku. Protože se jedná o neformální poznámku, můžete jednoduše uvést doporučení. Nemusíte obsahovat mnoho podpůrných důkazů, faktů nebo jiných informací, protože chcete být stručný. Tato část by měla být stručná a do té míry musí účinně předávat bod poznámky a informovat čtenáře, co dělat dál.
Uveďte jasně, co by měl čtenář udělat v krátkém doporučení nebo závěrečné části. Přestože je memorandum neformální, je stále důležité poskytnout jasný bod a doporučení.
Tipy
-
Uchovávejte vše v neformální poznámce. Napište stručně a jasně co nejméně slov.
