Stručný. Pokud o tom přemýšlíte, lingvisté by nemohli zvolit vhodnější termín pro popis podnikových dokumentů, které shrnují informace "potřebu vědět" pro vedoucí pracovníky, kteří nemají čas ani sklony proniknout do masivních dizertací. Pokud budete požádáni, abyste připravili zprávu o struktuře, pamatujte si na slova "stručný" a "špatný", když extrapolujete klíčová data, která očekávají šéfové. Proveďte dvoustupňový přístup: myšlejte jako spisovatel, když vytahujete data ze zpráv, poté se stanete redaktorem, jehož cílem je vážit každé slovo pro dopad a zároveň nechat kritické údaje neporušené.
Pochopte účel zprávy o zpravodajství: vedoucí pracovníci hledají "produkt analýzy, ne samotnou analýzu", proto si to pamatujte, když vyhotovujete své výkonné pokyny z informací obsažených ve zprávě o původu.
Začněte stručným uvedením problému / situace, vysvětlete jeho relevanci a opakujte - v přesném a přesném jazyce - důkazy a závěry obsažené v hlavní zprávě. Přijměte zpravodajskou reverzní pyramidu, abyste strukturali svou zprávu. Extrapolate a nejprve zařaďte nejdůležitější data na začátku. Přidávejte méně důležité informace v sestupném pořadí, abyste vytvořili tělo stručnosti.
Použijte jednoduchou angličtinu, která nemá senzaci, superlativy a chmýří. Zahrňte rozvrhy, různé perspektivy, neboť podporují nebo vyvracejí vaši práci a vkládají vše do nomenklatury vašeho cílového publika. Snažte se vytvořit stručné obsahování, synopse, které nevyžaduje žádné přílohy ani cizí dokumentaci, které by vysvětlovaly důležité body uvedené v původní zprávě.
Zaměstnávejte hlavičky, podřízené body a odrážky, které vám pomohou vedoucím pracovníkům bez problémů přesunout zprávu o instruktáži. Přehodnoťte dlouhé odstavce a přitiskněte je k utahování rychlosti zprávy. Uveďte specifická měření nebo čísla, takže nic nezůstane v představivosti. Ověřte správnost každého bodu. Zejména pokud existují nesrovnalosti v datech, vysvětlete, proč k nim došlo.
Předložte zprávu o přípravě na zkoušku objektivity, abyste se ujistili, že jste vynechali předpojatost, abyste riskovali, že máte dotazovaná data a vaše schopnost formulovat tento typ zprávy zpochybňujete.Chyba na straně obezřetnosti, pokud hlavní přehled, z něhož čerpáte data, nemá žádné přímé závěry, které byly dosaženy. Řekněte spíše, že se o vás, autora, nedopustili žádné nedorozumění, protože jste vynechali kritické informace.
Tipy
-
Ujistěte se, že rozlišujete svou zprávu o shrnutí od shrnutí, delšího dokumentu, který může obsahovat až 10 stránek a obsahuje výzvu k akci, která nepatří do tzv. Exekutivy.
