Aby mohla vaše kancelář fungovat efektivně a účinně, budete muset naplánovat schůzku správně. Umožnění přílišného času mezi jednotlivými schůzkami se promítne do drahocenného času a sníží produktivitu. Na druhou stranu, nadměrné plánování schůzek může vést k dlouhým čekacím časům, které dráždí zákazníky a mohou způsobit, že vstávají a odcházejí. Existuje několik věcí, které musíte zvážit a vytvořit plán, který bude prospěch všem.
Rozhodněte se, zda chcete použít knihu událostí nebo počítačový program. Oba jsou stejně efektivní, i když počítač může vytahovat informace mnohem rychleji, než je hledat v knize. Knihy jmenování a softwarové programy jsou široce dostupné v obchodech a online. Další možností je použít bezplatný webový kalendář pro plánování; to nabízí výhodu přístupu z libovolného počítače.
Zablokujte všechny dny, kdy bude vaše kancelář uzavřena. Může se jednat o víkendy, prázdniny, data dovolené a další události, které mohou způsobit uzavření kanceláře. Zablokování těchto termínů předem zajistí, že nebudete nechtěně rezervovat schůzky, když nikdo nebude.
Zablokujte hodiny v den, kdy nemáte schůzky. Například nemusíte začít přijímat schůzky až po 9:00. Pak můžete mít hodinu na oběd od poledne do 1 hod. Váš den v kanceláři může skončit o 17:00, takže nebudete chtít naplánovat žádné schůzky po 4:30.
Určete čas, který potřebujete pro každou schůzku. Lékařská kancelář může nastavit čas v patnácti minutách bloků, zatímco kadeřnictví se může rozhodnout třicet minut. Pokud schůzka bude trvat déle, mohou být pro jednu osobu vyčleněny dva bloky času. Například perm může trvat jednu hodinu. Kadeřník mohl pro jednoho zákazníka odložit dvě poloviční bloky času.
Proveďte schůzky na základě potřeb zákazníka. Pokud zákazník musí být doma do 15:00. aby její děti vystoupily ze školního autobusu, budete chtít naplánovat jí na 1 hod. jmenování. Vždy se snažte přizpůsobit zákazníkovi.
Tipy
-
Vždy odevzdejte zákazníkovi termín, který mu připomene jeho budoucí jmenování. Zavolejte všechny schůzky den předtím, abyste mohli potvrdit, že stále přicházejí.
Varování
Pokud si účtujete za neuskutečněné koncerty, musíte zákazníkům dovolit vědět, že když si naplánují schůzku.
