Profesionálům přináší užitek, aby měli silné pochopení obchodního psaní, zejména pokud jsou v administrativní pozici. Když se váš šéf zeptá, abyste napsal něco v obchodní podobě, například poznámku, musíte vědět, jak to udělat. V opačném případě nebudete mít dopad na příjemce. Tento scénář se můžete vyhnout tím, že znáte, jak napsat poznámku v běžném obchodním formátu.
Vytvořte si poznámku, která obsahuje všechny sekce standardů, které zahrnují záhlaví, účel, diskusi a zavření, radí Hodu.com. Shrnutí je volitelná část.
Nastavte záhlaví poznámky. Všechny poznámky budou mít standardní nadpis, který obsahuje čtyři řádky označené "To", "From", "Date" a "Subject".
Vyplňte název poznámky. Po "Do" zadejte, komu je dopis rozdán, například konkrétní osoba, skupina lidí nebo oddělení. Po "Od" zadejte buď vaše jméno nebo jméno osoby, pro kterou píšete písmeno, například šéf. Zadejte datum rozdělení po slově "Datum". Zahrnout několik slov, která shrnou účel poznámky v řádku "Předmět".
Zadejte stručný odstavec vysvětlující účel poznámky v několika větách. Tato poznámka může být z informativních důvodů, vysvětlit nějaký problém nebo požadovat od příjemců určitou akci.
Diskutujte podrobně o účelu poznámky v následujících několika odstavcích. Neposkytujte zbytečné informace nebo opakujte sami sebe, ale nabídněte dostatek informací, aby všichni příjemci pochopili důvod memo a její důležitost.
Napište případnou akci, kterou musí příjemce přijmout v závěrečném odstavci. Vysvětlete, co je třeba udělat a jak to udělat.
Přidejte do konce poznámky souhrnnou část, pokud je delší než jedna stránka nebo obsahuje velmi podrobné a složité informace. To vám pomůže vyjasnit účel vaší poznámky a poskytnout příjemcům odkaz, aby se znovu podívali, aniž by museli znovu přečíst celou poznámku. Do souhrnné části zahrňte všechny klíčové body a všechny akce, které je třeba provést.
