Žádost o schválení projektu nebo velký nákup může být nervózní a frustrující. Nicméně, se správným zněním a postojem, máte větší pravděpodobnost, že budete mít to, co potřebujete. Výzkum je také klíčový: musíte přesně vědět, co budete potřebovat, vědět, jaký bude dopad na vaši společnost a být schopen vysvětlit to v termínech, které váš šéf rozumí. Zvláštní a dobře napsané písemné žádosti mohou značně přispět k tomu, že vaše myšlenky nebo projekty budou realizovány.
Vyzkoušejte svůj návrh
Prvním krokem procesu schvalování je zkoumání toho, co potřebujete. Pokud požadujete nové firemní vozidlo, prozkoumejte přesně jaký typ vozidla chcete, kolik to bude stát a jak vyhovuje potřebám společnosti. Nedělejte obecné prohlášení o tom, co chcete schváleno. Příjemce vašeho dopisu se ve vaší prospěch více rozhodne, pokud je ve vašem dopise jasné, že jste se snažili zjistit, co je pro firmu nejlepší. Ještě důležitější je, že čím přesněji jste, tím je pravděpodobnější, že vám bude vyhovovat tím, že udělí souhlas za projekt nebo nákup, protože přesně bude vědět, co uděláte po schválení.
Formátujte písmeno správně
Začněte adresáním svého šéfa podle jména a názvu (například viceprezidenta Smith). Pokud náhodou nevíte, kdo bude dopis číst, adresujte dopis osobě nadpis (např. "Vážený pane komisaři"). Personalizace je však důležitá, proto se snažte zjistit jméno osoby a správný název. Často je můžete najít na webových stránkách organizace nebo vyzvednutím telefonu a žádostí o jméno osoby.
Dále představte nákup nebo návrh, který chcete mít schválen. Pokuste se to udělat v první větě vašeho dopisu. To umožní čtenáři mít jasnou představu o tom, co právě navrhujete, a poskytnout její kontext pro zbytek dopisu. To také umožňuje, aby věděla, že přesně víte, co chcete.
Příklad:
Vážený inspektor Cunningham,
Hokejová hala Rock Rock High School potřebuje nové uniformy.
Uveďte podrobné příklady
Dále vysvětlete, proč by měla být přijata opatření, kterou navrhujete. Dokonce i když je zřejmé, proč je nutný nákup, vysvětlete podrobně odůvodnění. Pokud příjemce vašeho dopisu nevidí důvod pro akci, která je v dopise navržena, selže. Mělo by to trvat jen několik věcí.
Příklad:
Nakonec jsme koupili uniformy v roce 1992 a současná sbírka je velmi roztrhaná a opotřebovaná.
Pokračujte uvedením všech důvodů, proč by návrh byl přínosný pro vaši společnost.Je to o tom, co vaše práce bude dělat pro společnost, ne o tom, proč si osobně myslíte, že návrh je důležitý.
Příklad:
Pochodová kapela reprezentuje naši školu v přehlídkách, fotbalových hrách a dalších společenských setkáních. Nové uniformy by naši školu přinesly mnohem pozitivnější světlo.
Nyní musíme zaplatit tisíci dolarů krejčovské firmě každý rok, abychom si udrželi staré uniformy. Nové by tyto poplatky odstranily.
S novými moderními uniformami by se značně zvýšila morálka celé skupiny, což obecně vede k vyšším známkám pro všechny studenty.
Uzavřete cenné informace
Uveďte svůj dopis s vaším jménem, e-mailovou adresou a telefonním číslem a vyzvěte čtenáře, aby vás kontaktoval s jakýmikoli otázkami týkajícími se dopisu nebo návrhu. Pokud je to vhodné, uveďte také datum, kdy doufáte, že na váš požadavek budete mít odpověď. Po dokončení dopisu by nemělo trvat déle než jedna stránka, pokud nemáte dobrý důvod pokračovat na druhé stránce (například velmi složitý návrh, který vyžaduje zdlouhavé vysvětlení nebo dlouhý seznam důvodů, proč vaše žádost by byla přínosná).
Příklad:
Máte-li jakékoli dotazy, s radostí se s vámi kdykoliv potkáme.
Děkuji,
Ben Warren, ředitel, [email protected] 555-1234
Závěrečné tipy
Vždy psát úctyhodným a formálním způsobem. Například místo toho, že by bylo skvělé pro firmu, kdybychom mohli koupit několik nových tiskáren, "napište něco jako:" Pokud by společnost měla koupit pět nových tiskáren, bylo by prospěšné společnosti Corp., protože … " Pokud se to již nepotřebuje, zvážit tisk a ruční doručování vašeho dopisu namísto jeho zaslání e-mailem příjemci. Ukáže vám, že vám skutečně záleží na vašem návrhu a bude pravděpodobnější, že si pamatuje, že odpoví na dopis včas.
Všimněte si, že dobře napsaný schvalovací dopis vás nikam nemůže dostat - váš příjemce se může rozhodnout, že samotný návrh je problémem. V takovém případě budete muset přijít s úplně novým nápadem nebo si prodat svůj čas, dokud nebudete moci znovu vyzkoušet.
