Hlavní účetní kniha je formální kniha společnosti, ve které jsou vedeny všechny finanční účty. Tyto transakce se uskutečňují během určitého účetního období a používají se při sestavování účetní závěrky společnosti.
Vstupní soubory a dokumenty
Zdrojové dokumenty pro hlavní knihy mohou být papírové dokumenty nebo elektronické soubory. Používají se při přípravě hlavní knihy a zahrnují kupní poukázky, faktury, časové karty a podobné dokumenty. Bez ohledu na formulář jsou záznamy důležité pro přípravu hlavní knihy a musí být zachovány. Auditoři budou kontrolovat oba druhy dokumentů, aby se zajistila správnost hlavní knihy. Dokumenty o aktivech, odpovědnosti, výdajích a výdajích jsou zahrnuty do hlavní knihy.
Dokumenty a soubory aktiv
Aktivum je něco hodnotného. Může být buď hmatatelné, jako je například závod nebo inventář, nebo nehmotný, například dobré jméno. Oběžná aktiva, jako jsou zásoby, hotovost a pohledávky, jsou pro každodenní fungování společnosti důležité. Zápisy o prodeji, bankovních účtech a pohledávkách jsou dokumenty potřebné pro hlavní účetní knihu.
Dokumenty a soubory odpovědnosti
Závazky jsou finanční závazky společnosti, které jsou jejími dluhy. Krátkodobé závazky jsou splatné v průběhu běžného fiskálního roku. Zahrnují položky jako mzdy, splatné účty a služby. Dlouhodobý závazek je závazkem, který je splatný více než rok. Pokud společnost zakoupí budovu, za kterou bude platit za 15 let, je běžným závazkem pouze platba v běžném roce. Zůstatek je dlouhodobý závazek.
Dokumenty o příjmech a soubory
Příjmové doklady představují výdělky společnosti. Dalším termínem pro příjmy je příjem. Pokud je zdrojem výnosu buď poskytnutí služby nebo poskytnutí good, je zahrnuto do hlavní knihy. Tento zdroj příjmů se považuje za provozní výnos. Pokud zdroj příjmů nebyl hlavní činností společnosti, jako je zájem o bankovní účet, považuje se to za provozní výnos. Ať je jakýkoli zdroj, může být výnos hotovost nebo časové rozlišení.
Dokumenty a soubory výdajů
Výdaje jsou náklady na podnikání. Výdaje jsou kompenzovány výnosy společnosti. Pokud jsou náklady spojené s hlavním podnikem podniku, jedná se o provozní náklady. Není-li s hlavní činností spojeno, jedná se o nefunkční výdaje. Stejně jako v tržbách může být výdaj buď hotovostní výdaj nebo časové rozlišení.
