Jako zaměstnavatel musíte znát státní a federální zákony, které stanoví druh informací, které by měly být uchovávány v osobních spisech. Některé požadované osobní dokumenty obsahují osobní kontaktní informace pro zaměstnance, stav práce, informace o mzdách a informace o výkonu.
Informace o zaměstnanosti
Informace o zaměstnání v personálním spisu obvykle přicházejí v podobě žádosti o zaměstnání nebo nové přijímací dokumentace. Soubor může také obsahovat kopii dopisu o nabídce zaměstnání zaslaného zaměstnance a potvrzení od zaměstnance o tom, že obdržel kopii příručky zaměstnance společnosti. Zatímco personální spis pro zaměstnance musí obsahovat datum narození pro účely dávek, je nezákonné získat tyto informace k použití při určování toho, zda je či nikoli.
Stav práce
Pracovní status je právní dokumentace, která dokazuje, že zaměstnanec je schopen pracovat ve Spojených státech. Jako důkaz pracovního stavu musí zaměstnanecský spis obsahovat kopii karty sociálního zabezpečení zaměstnance. Není-li zaměstnanec občanem Spojených států, vyplní se formulář I-9 (občan, který není občanem USA, který je rovnocenný formuláři W-4), je třeba uvést kopii pasu zaměstnance a kopii pracovního víza zaměstnance v osobním spisu zaměstnance.
Mzdy
Další primární složka osobního souboru se týká mzdy. Zaměstnavatel musí udržovat aktuální federální daňový formulář W-4. Spolu s formulářem W-4 může osobní soubor také obsahovat časové rozvrhy výplatních lhůt, ve kterých zaměstnanec pracuje. Pokud má zaměstnanec nějaké peníze legálně zdobené ze své mzdy, soudní příkaz nebo kopie ustanovení musí být také v osobním spise.
Informace o výkonu
Posouzení výkonnosti je další nedílnou součástí souboru zaměstnanců. Ty mohou obsahovat kopie profesních cílů zaměstnance a hodnocení výkonnosti napsané vedoucím nebo vedoucím zaměstnance. Pokud je to vhodné, osobní soubor také obsahuje veškeré nátlaky nebo varování, které zaměstnanec obdrží během své doby u společnosti.
Státní daňové informace
Pokud stát, ve kterém provozujete svou firmu, má státní daně, pak jste povinen zachovat formulář W-4 pro srážkové daně. Podobně jako federální daňový formulář W-4 by měl být státní formulář aktualizován a uchováván v souboru zaměstnanců jako zálohový záznam pro správné odpočty z výplaty zaměstnance a v případě auditu IRS nebo státní daňová agentura.
