Zápisy z jednání církve poskytují oficiální, právní záznamy o činnosti rady nebo výboru. Jsou důležitá interně pro historickou přesnost a jsou využívána i externími stranami; například půjčováním institucí, aby zjistili, že kostel schválil stavební projekt před tím, než mu za něj půjčil. Auditoři a IRS se také zahledí na zápisy jako důkaz, že některé finanční transakce byly povoleny. Ve většině organizací sekretářka nebo tajemnice nahrává zápis.
Obsah
Zatímco konkrétní obsah se liší podle výboru, zápisy pro všechny církevní organizace obsahují obecně:
- Podrobnosti schůzky, jako je čas, datum, místo, kdo se zúčastnil a předsedal.
- Zda je schůzka pravidelně naplánována nebo mimořádná schůze, a pokud je to zvláštní, kdo volal schůzku a za jakým účelem - připevnění kopie oznámení o schůzce.
- Objednala záznam o tom, co se stalo na schůzi.
- Přerušení a čas.
- Podpis tajemníka a po schválení zápisu předsedající úředník.
Jedním z nejnáročnějších aspektů miniatury je určit, kolik detailů je třeba zaznamenat. Historická komise Mennoniteho bratří navrhuje, aby byly zaznamenány hlavní body diskusí vedoucích k rozhodnutím, jakož i zvažované alternativy a shrnutí toho, proč výbor zvolil jednu alternativu nad ostatními. Evangelická rada pro finanční odpovědnost naznačuje, že představenstvo zavede politiku o podrobnostech, která je konzistentní bez ohledu na to, zda se jedná o tajemníka. Navrhuje to, aby obsahoval dostatek podrobností, aby ukázal, že deska byla obezřetná, ale ne tolik, že zápisy čte jako román.
Udělejte si minuty
Před zahájením schůzky obdržíte kopii agendy. Jak probíhá schůzka, přijmout podrobné poznámky týkající se informací o schůzkách, zprávách, diskusích a akcích protože správní rada prochází každým bodem programu. Zaznamenávat návrhy, usnesení a rozhodnutí doslovně, ale shrnout diskuse. Nezapomeňte uvést jméno každé osoby, která podala návrh nebo která podnět k zahájení jednání, a jakékoliv střety zájmů uvedené. Jakmile je schůzka dokončena, přepište a kondenzujte své poznámky tak, aby obsahovaly příslušné detaily a vložte je do správného formátu, počínaje informacemi o schůzce a pokračujte v pořadí podle pořadu jednání.
Zachování minut
Jakmile dokončíte návrh zápisu, předávejte dokument členům. Minuty, které jste pro tuto schůzku napsali, budou schváleny, s opravami nebo bez nich, na příštím zasedání. Jakmile jsou schváleny zápisy, připravte konečnou kopii, podepište dokument a požádejte předsedu, aby ho podepsal také. Minuty uložte chronologicky ve volné listové knize, společně s agendou setkání. Kniha volných listů by měla obsahovat i obsah a kopie nařízení a ústavy církve. V určitém okamžiku, možná jednou za rok, mohou být minuty profesionálně vázány.
