Návrh písemného dopisu je metoda přípravy návrhu v krátkém formátu. Návrh na služby je přesvědčivé podnikání od potenciálních zákazníků. Významný výzkum by měl být proveden před tím, než se potenciálním zákazníkům podá jakýkoli návrh služeb. Je-li dopis příliš generický, nebo pokud dopis neřeší nesplněné potřeby zákazníka, může se dopis rychle rozvinout do koše. Klíče k úspěšnému dopisu o návrhu zahrnují jasné stručné psaní a stručné vysvětlení pojmů, výhod a rozpočtu.
Identifikujte cílového klienta a provádějte rozsáhlý výzkum. Vyšetřte minulé výdaje spojené se službami, včetně služeb, které se v současné době používají, ročně placených cen a míru spokojenosti se stávajícími službami. Takové vyšetřování může být dokončeno najímáním nezávislé výzkumné společnosti, která by během krátkého hovoru položila podobné otázky. Zjistěte, jak vaše podnikání může uspokojit tuto potřebu služby. Zjistěte výhody využívání služeb vaší společnosti nad jinými nebo obecně.
Zapouzdřete rozsah svého návrhu do jedné až dvou vět. Souhrn by měl obsahovat název vaší organizace, co děláte, jak jste jedinečný, očekávání, že zákazníci mohou mít o vašich službách, očekávané ceny a výsledky.
Vysvětlete, proč se blížíte ke klientovi. Zjistěte, co jste o klientech věděli, například: "Chápeme, že minulý rok jste strávili ve službách správy dokumentů 9 000 dolarů. Tyto informace byly získány z nedávného průzkumu, který jsme provedli prostřednictvím společnosti Independent Survey Company."
Popište problém pro klienta. Pokud platí příliš mnoho, vysvětlete jak a proč. Pokud nepoužívá služby, vysvětlete, proč potřebuje. Poskytněte statistické údaje nebo výsledky studií, které podpoří vaše tvrzení. Zjistěte, jak bude mít zákazník možnost využívat vaše služby.
Shrňte možnosti vaší firmy, abyste dosáhli navrhovaných služeb. Vysvětlete jakoukoliv metodiku, kterou používáte, techniky, výrobky, úroveň dovedností zaměstnanců a hlavní cíl při poskytování služby. Jasně definujte, jak se výrazně lišíte od konkurence, aniž byste říkali: "Jsme lepší než naši konkurenti."
Diskutujte o cenách tím, že zákazníkovi poskytnete očekávané náklady. Poskytněte další služby, které zákazník může přidat, a náklady na tyto další služby.
Zavřete dopis tím, že poděkujete klientovi. Uveďte jméno a číslo, které má klient odpovědět na váš dopis nebo se na něj zeptat. Podepsat dopis s názvem a podpisem nejvyššího úřadu ve společnosti.
