Mnoho podniků vydává šeky od svých oddělení, které jsou povinné k plnění finančních závazků. Tyto finanční závazky zahrnují platby dodavatele, platby úroků věřitelům nebo státní daňové závazky. Útvar splatný v účtech obdrží fakturu nebo žádost o kontrolu, kterou používá k zálohování platby. Kontroly nabízejí podnikům několik výhod.
Papírová stopa
Jedna výhoda použití kontrol zahrnuje stopu papíru, která zanechala kontrola. Každá kontrola vytvoří papírový dokument, který upřesňuje, kdo obdržel platbu, v jaký den byla platba provedena a jakou částku dolaru platbu provedla. Společnost může prověřit, kdy kontrola zrušila banku spolu s informacemi o tom, kdo podepsal šek. Záznam papíru vytvořený šekem umožňuje společnosti udržovat vedení záznamů. Některé společnosti používají duplicitní šeky a uchovávají kopii šeku pro vlastní záznamy. Zaměstnanci v těchto společnostech se mohou vrátit k předchozím kontrolám při vzniku otázek.
Bezpečnostní
Kontroly papíru nabízejí výhodu přidané bezpečnosti pro zaslané platby. Pouze jmenovaný příjemce může předložit bankovní šek na zaplacení. Pokud příjemce odmítne obdržet šek, společnost se může obrátit na banku, aby zjistila, kdo předal šek. Jakékoliv nesrovnalosti lze vyřešit přímo u banky. Někteří majitelé malých firem by také měli za to, že budou platit prodejce nebo věřitele s hotovostí. Hotovost neposkytuje žádný písemný doklad o tom, že byla provedena platba, a opustí majitele podniku, aby mu byla znovu účtována částka.
Řízení
Kontroly papíru poskytují podnikům možnost kontrolovat provedené platby. Existuje několik kontrolních opatření na útvaru, který je povinen zaplatit účet, aby se zajistilo, že správní příjemci za správnou částku zapíše šeky. Jeden zaměstnanec může povolit, aby byla kontrola napsána po přezkoumání zálohovací dokumentace. Jiný zaměstnanec skutečně vytiskne šeky. Vedoucí manažer podepíše šeky. To poskytuje třem zaměstnancům, kteří se účastní procesu plateb šeků, čímž se minimalizuje možnost vzniku chyb nebo podvodů. Firmy také používají předčíslované šeky. Předem očíslované šeky umožňují společnosti okamžitě identifikovat chybějící šeky a podniknout kroky k zabránění tomu, aby tyto šeky byly inkasovány.
Plovák
Konečná výhoda při používání kontrol zahrnuje float. Float se vztahuje k době, kdy společnost vytiskne šek, dokud peníze opustí bankovní účet společnosti. V mnoha případech plavák existuje jen na jeden den. Společnost však získává zájem o tento další den předtím, než je šek předložen k úhradě.
