Generování a zasílání faktur může být časově náročné. Přesto to není proces, který by měl být přeskočen nebo ignorován. Správně navržená faktura pomáhá firmě zaplatit a poskytuje právní ochranu oběma stranám. Pokud jste někdy podstoupili audit od Internal Revenue Service, váš fakturační systém dokáže potvrdit váš vykázaný příjem.
Základy faktur
Když se prodejce chce dostat za zboží nebo služby, zasílá fakturu. Faktura je dokument, který podrobně popisuje finanční komponenty obchodní transakce. Faktura obsahuje jméno a kontaktní údaje kupujícího a prodávajícího, popis poskytnutých služeb nebo zboží, náklady na položku a celkovou splatnou částku. Faktury obvykle zahrnují také datum splatnosti platby, číslo faktury a preferovaný způsob platby.
Dostávají zaplaceno
Faktury pomáhají společnosti získat plné zaplacení a zaplacení včas. Může být obtížné dostat zaplaceno bez řádné faktury. Společnosti obvykle požadují, aby byly před vyplacením plateb obdrženy podrobné faktury. Platební podmínky mohou společnosti pomoci rychle vybírat pohledávky. Například společnost může říci, že platba je splatná po obdržení, do 30 dnů od obdržení nebo 60 dnů od obdržení. Zahrnutí zásady pozdního poplatku na faktuře - například, že pozdní platby podléhají poplatku ve výši 20 USD - mohou také pomoci zajistit rychlou platbu.
Zřízení práv
Faktury poskytují důkaz o tom, že produkty a služby jsou doručovány a stanoví právo společnosti na platbu. V případě, že zákazník nezaplatí, může společnost využít smluv a faktur, aby legálně prokázala soudu, že má dlužnou platbu. Podobně může společnost uchovávat kopie faktur a částek vyplacených dodavatelům a prodejcům, aby prokázala, že splnila svůj smluvní závazek k úhradě.
Auditní důkazy
Dokonce i když uděláte všechno v pořádku, vždy existuje možnost, že vaše podnikání může být kontrolováno IRS. Během auditu chce IRS zajistit, že jste správně vykázali všechny příjmy, které jste obdrželi během roku. Pokud máte organizovaný systém pořadových číslovaných faktur, IRS má větší jistotu, že jste vykázali příjem plně a správně. Pokud jsou faktury nepravidelné nebo neexistují, důkazní břemeno je na vás, abyste prokázali, že neukrýváte žádný příjem.
