Účetní závěrka společnosti zahrnuje výkaz zisku a ztráty, rozvahu a přehled o peněžních tocích. Výkaz zisku a ztráty shrnuje výnosy, náklady a zisky v účetním období. Rozvaha obsahuje seznam aktiv, závazků a vlastního kapitálu a přehled o peněžních tocích sumarizuje příjmy a výdaje peněžních prostředků. Přesná účetní závěrka je důležitá, protože vedení, investoři, věřitelé a externí auditoři jsou závislí na spolehlivých a úplných informacích o hodnocení finančního zdraví a výkonnosti společností. Přesnost začíná zápisy v časopisech a končí generálním ředitelem, který potvrzuje spolehlivost informací.
Zajistěte přesnost procesu zadávání údajů, který zahrnuje deníky finančních transakcí v denících a zveřejnění deníkových zápisů do knihy. Pokud odborníci v oblasti zadávání dat provádějí matematické chyby nebo zadávají data do nesprávných účtů, dokonce i sofistikovaný účetní balík nezjistí. Školení a náhodné sledování jsou dva způsoby, jak zajistit kontrolu kvality v procesu zadávání dat. V listopadu 2010 v článku "Northern Nevada Business Weekly" certifikovaný účetní Mike Bosma doporučuje, abyste poskytovali úředníkům pro zadávání údajů tištěnou tabulku firemních účtů, aby je mohli používat jako odkaz, aby zadali údaje do správných účtů.
Zkompilujte své účetní záznamy s externími záznamy, jako jsou bankovní výpisy, dodavatelské faktury, výpisy z kreditní karty a další dokumenty. Čísla by měla odpovídat. Například peněžní zůstatek vaší rozvahy by měl odpovídat konečnému zůstatku vašeho výpisu z účtu. Podobně by měl zůstatek dlouhodobých závazků odpovídat celkovým zůstatkům hypotečních a jiných dlouhodobých úvěrových dokladů.
Zkontrolujte, zda nejsou zřejmé chyby v rozvaze. V pokynu zveřejněném na internetových stránkách Illinois Small Business Development Center v Illinois State University doporučuje, aby vlastníci malých podniků hledali zřejmou chybu v rozvaze, jako je například negativní hotovostní zůstatek.
Prohlédněte si výkaz zisku a ztrát pro případné chyby. Náklady na prodané zboží by neměly být stejné každý měsíc, protože prodejní složení se pravděpodobně mění každý měsíc. Pokud máte dlouhodobý majetek, měla by být položka o odpisových nákladech. Ověřte, zda jste provedli opravné položky pro časově rozlišené, ale nezaplacené náklady, jako jsou náklady na úroky a mzdy.
Ověřte, zda jste ve výkazu peněžních toků provedli úpravy nepeněžních výdajů. Rozdíl v čisté hotovostní bilanci mezi předchozím a současným obdobím by měl odpovídat změně vašich bankovních výpisů za předpokladu, že výnosy z půjčky procházejí bankami vašeho podniku.
Pokud zaznamenáte anomálie, postupujte s vaším účetním, správcem obchodu nebo vedoucím skladu. Například vyšší než normální zůstatek zásob může být výsledkem příliš mnoho zastaralých nebo ukončených položek na skladě. Vysoká výše výnosu z prodeje může znamenat problém s kontrolou kvality ve vašem výrobním závodě nebo v zařízení vašeho dodavatele.
