Přesunutí celé kanceláře vyžaduje mnoho lidí, těsné termíny a velmi specifické požadavky. Použití nástrojů pro správu projektů, jako je například projektová smlouva, dokáže vyvážit očekávání vašich projektových partnerů a schopností vašeho projektového týmu: vymezením vašeho rozsahu včas můžete zachovat integritu vašeho projektu a stanovit přiměřené, dosažitelné cíle. Zatímco většina charterových šablon je určena pro stavební nebo softwarové projekty, potřebuje jen několik úprav, aby bylo možné pracovat na přemístění.
Vysvětlete svůj obchodní případ. Zahrňte důvody k přesunu, například: regulační, finanční nebo rozšiřující omezení. Název projektu sponzor a projektový manažer. Dále uvedte dokument a jeho strukturu.
Definujte rozsah projektu. To je nejdůležitější část vaší charty: být velmi specifická. Uveďte, zda je váš tým zodpovědný za přidělení nových kancelářských prostor pro lidi, opětovným propojením komunikační sítě, vytvořením plánů správy zařízení nebo prostě s přesunem nábytku.
Seznamte zúčastněné strany, členy týmu a odpovědnosti. Zúčastněné strany se starají o to, zda je projekt úspěšný, ale může nebo nemusí provádět projektové úkoly. Zahrnout interní i externí členy týmu, jako je jakákoliv pohyblivá firma nebo personál veřejných služeb, kteří budou potřebovat dokončit tento krok. Stanovte, které týmy jsou zodpovědné za každou součást uvedenou v části oblasti.
Vytvořte časovou osu na vysoké úrovni pro vaše projekty. Váš programový plán definuje konkrétní data, ale použijte tento prostor, abyste získali obecnou představu o tom, co očekávat. Budou odhazovat vaše odhady, abyste byli co nejrealističtější.
Shrnout rizika projektu a závislosti. Velký projekt bude mít samostatný dokument řízení rizik, nicméně byste měli upozornit na všechny známé faktory, které by mohly zpomalit nebo vykolejit tento krok. Tyto problémy by mohly zahrnovat například neúspěšné kontroly, škody na majetku na cestě nebo pozdní síťoví technici.
Zaregistrujte svůj projekt. Vaše charta by měla uzavřít se seznamem dalších dokumentů, které budou vytvořeny jako součást vašeho projektového plánování. Nechte prostor pro všechny zúčastněné strany, které jsou definovány v kroku 3, aby se formálně podepsaly vaše projekty.
Tipy
-
Přepracujte tradiční část "testování" v plánu softwarových projektů, abyste provedli test zabezpečení kvality v novém prostoru, například: funguje bezpečnostní systém, a mimo jiné jsou správně směrovány všechny telefonní rozšíření. Mějte na paměti externí členy týmu při vytváření závislostí projektů. Stoly nelze například přesunout, dokud nebude nainstalován nový koberec.
