Žádost o návrh (RFP) je dokument, ve kterém požadujete, aby dodavatelé nabízeli práci, kterou chcete vykonávat. Popisuje podrobnosti o úkolech, požadovaných kvalifikačních předpokladů, podmínkách smlouvy, termínu podání a pokynech pro odpověď. Obvykle zasíláte dopis o záměru několik týdnů před vlastním návrhem na RFP. To dává emitentovi RFP představu o tom, kolik odpovědí očekáváme. Ačkoli můžete najít kvalitní šablony RFP a šablony dopisů o záměru online, je rozumné nejprve prozkoumat příklady toho, jak byste měli reagovat a co je třeba zahrnout nebo vynechat.
Dešifrovat podrobnosti
Před odpovědí na RFP si ji důkladně přečtěte. V konečném důsledku by váš návrh odpovědi měl obsahovat podrobnosti o tom, jak budete produkovat výsledky, které splňují požadavky. Buďte opatrní, pokud požadavky RFP jasně neuvádějí požadované funkce nebo nejsou v žádném směru nejednoznačné. Nechcete, abyste se na konci projektu ocitli nedostatečně na splnění požadavků. Podívejte se na metriky, které určují, jak bude měřit shodu. Posoudit sankce za nedodržení a zvážit riziko. Pochopte, jakákoli výsledná smlouva bude zdokumentována, sledována a podařená prosadit dohodu. Je-li emitent otevřený otázkám, obraťte se na ně, abyste vyřešili vše, co je nejasné. Pak můžete svůj důvěrný dopis poslat s důvěrou.
Základní příklad a nástin dopisu o záměru RFP
Jakmile se rozhodnete odpovědět, okamžitě pošlete dopis o záměru společnosti RFP společnosti, která vydává RFP, a uveďte, že plánujete podat návrh. Tím zajistíte, že obdržíte veškeré aktualizace nebo změny původní RFP. Neodpovídejte rukou psaným dopisem ani nepoužívejte e-mail, pokud k tomu výslovně nedáte pokyny. Začněte svůj dopis tím, že uvedete, proč máte zájem. Potvrďte termín. Uveďte své kontaktní údaje. Jako příklad textu vašeho dopisu to může být tak jednoduché, jako:
"Chtěli bychom naznačit náš zájem o referenční žádost o nabídku (RFP) a před odesláním v požadovaný den bychom měli být informováni o všech aktualizacích."
Samozřejmě můžete zahrnout další podrobnosti. Vyhněte se otázkám objasňujících otázek, které mohou váš záměr nejednoznačný.
Co na čase vyjednávat?
Vyjednávání o cenách obvykle začíná později, například v počáteční fázi nabídkového řízení, pokud vytvoříte zkrácený seznam. Můžete se ale rozhodnout, že do záměrného dopisu uvedete odstavec nebo dva body, v němž budou uvedeny potřeby financování projektu. Mějte však na paměti, že vyvíjení finančních záležitostí příliš brzy v procesu může ovlivnit vaše šance na uzavření smlouvy.
Pošlete ji bezpečně
Chtěli byste zajistit, aby váš dopis dorazil; pošlete ji certifikovanou poštou, abyste obdrželi potvrzení o doručení. (Tato poštovní služba Spojených států nabízí tuto službu za nízké ceny a na internetových stránkách naleznete aktuální ceny.) Informace o doručení můžete také online sledovat. Měli byste být připraveni napsat svůj vlastní návrh, abyste definovali smluvní práva a povinnosti.
