Pokud jste vlastníkem firmy, je důležité udržovat aktuální seznam inventáře. Položky zásob jsou považovány za obchodní aktivum a měly by být uvedeny ve vašich finančních záznamech. Také tyto informace potřebujete k přesnému výpočtu toho, kolik pojištění potřebujete v případě krádeže, požáru, záplavy nebo jiného incidentu, který by mohl mít vliv na váš inventář. Pokud dojde k incidentu, seznam inventáře vám pomůže při podání pojistné události.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Software
Rozhodněte se, jaký typ počítačového softwaru chcete použít k záznamu a aktualizaci inventáře. Mnoho společností používá tabulku aplikace Excel k inventářům.
Zadejte informace, například popis každé položky; množství položek; sériová čísla na zařízení; jméno výrobce; kupní cena; a datum nákupu. Každý typ podnikání bude obsahovat různé věci. Advokátní kancelář může mít pouze kancelářské vybavení; stavební firma mohla mít buldozery, nákladní automobily, přívěsy a nářadí; obchod s potravinami může obsahovat pokladny, regály, ledničky, mrazničky a potravinářské výrobky, které prodávají. Velký obchod nebo společnost může potřebovat inventarizovat položky denně; malá kancelář může pouze jednou ročně potřebovat inventarizaci zařízení. Není nutné vše inventarizovat. Kancelářské potřeby, jako jsou papír, pera a sponky na papír, nemusí být inventarizovány (pokud nemáte kancelářský obchod). Obecně platí, že byste měli inventarizovat vše, co byste zahrnuli do pojistné zprávy.
Zahrňte naskenované kopie potvrzení z původního nákupu do záznamů počítače.
Do počítačových záznamů zahrňte naskenované nebo digitální kopie fotografií z inventáře. Vyfotografujte například počítače, kopírky, auta, kamiony, šperky (pokud vlastníte klenotnictví), stroje atd.
Uložte záznamy počítače na zabezpečené místo, kde by bylo vyžadováno heslo. Zadejte informace pouze těm, kterým důvěřujete.
Ujistěte se, že jste na bezpečném místě uložili několik kopií inventáře. Poskytněte elektronickou kopii inventáře vašemu právníkovi, účetnímu a pojišťovací agentovi.
Zvažte, jak v vaší bance získáte bezpečnostní schránku, kde můžete uchovávat tištěné a elektronické kopie inventáře.
