Velké organizace a osoby s více místy čelí formě finančních podvodů nazývaných zaměstnanci duchů. Zjišťovat je a nakonec je předcházet, tyto firmy se běžně účastní praxe duchovních auditů.
Zaměstnanci duchů definovaní
Duchovní zaměstnanci - někdy nazývaní fiktivní zaměstnanci - jsou jména na výplatní listině, jimž jsou vydáváni výplaty, ale kteří nejsou skutečními zaměstnanci a nevykonávají žádnou práci. Pojem "zaměstnanec duchů" je uveden, protože zaměstnanec existuje na papíře, ale na pracovišti neexistuje; úlohy, na které jsou údajně přiděleny duchovní zaměstnanci, se často nazývají neúspěšné práce. Může to trvat dlouho a najít duchovní zaměstnance bez pomoci duchovních auditů. Přísné vnitřní kontroly mohou pomoci zabránit zaměstnancům duchů.
Proklouznout zaměstnanci ducha na mzdy
Většina organizací požaduje dokumentaci o pronájmu, aby někdo zapsal do výplatní listiny, což obvykle znamená, že musí být zapojen dohlížející nebo manažer - někdo, kdo má pravomoc řídit mzdové oddělení o přidání nového zaměstnance. Někdy se jedná i o člena mzdového oddělení. Ghost zaměstnanci jsou přidáváni do výplatní listiny, mimo jiné vytvářejí fiktivní zaměstnance, používajíc jméno ukončeného zaměstnance, vkládají nové zaměstnance do systému jednou platovou lhůtu dříve, než začnou pracovat pro firmu a přidávají dočasné zaměstnance do výplatní listiny. V některých případech lidé, kteří proplétají zaměstnance duchů na výplatní listinu, je po několika týdnech odstraní, což ztěžuje budoucí audit.
Exorcising Ghost Employees
Zatímco existence rallyového auditora může být někdy odhalena při běžném auditu, ve většině případů je poskytnutá dokumentace dostatečná k tomu, aby prošla takovou zkouškou. Duchové audity jsou navrženy speciálně pro odhalení všech duchovních zaměstnanců a důkladné prošetření záznamů o mzdách a chování zaměstnanců za důkaz duchy. Tyto audity se osvědčily zejména u velkých organizací. Například v roce 2009 audit provedený Detroit Public Schools našel více než 250 duchovních zaměstnanců - podvod, který stáhl systém více než 400 000 dolarů za čtyři roky.
Procesy Ghost Auditu
Jedním z nejúčinnějších metod pro provádění auditu ducha je požadovat, aby všichni zaměstnanci osobně vyzvedli své výplaty nebo přímé vklady. Ocenění zaměstnanců duchů nebo výstřely se nebudou shromažďovat. Takto detroitské veřejné školy určily, kolik zaměstnanců duchů mělo. Dalšími efektivními metodami auditu ducha patří hledání zaměstnanců, kteří nemají dovolenou, neuvádějí fyzickou adresu a nezískají žádné odpočty na svých výplatních páskách (na sociální zabezpečení, daně nebo pojištění). Navíc ti, kteří provádějí audity ducha, hledají více přímých vkladů směřujících ke stejnému bankovnímu účtu, neplatné čísla sociálního zabezpečení a chybějící informace o zaměstnancích.
