Společnosti používají příručky pro administrativní řízení kanceláře pro školení zaměstnanců, vytváření nebo nákup softwaru a pro zvýšení efektivity v kanceláři. Software je velkou částí kancelářských operací a vyžaduje postupy pro definování operací na počítači, jako je zabezpečení, vytváření a přístup k databázím, e-mailový protokol a ochrana před viry. Příručka k postupům bude často obsahovat vývojové diagramy, které pomáhají vytvářet nebo nakupovat software, který splňuje potřeby vaší kanceláře.
Správci úřadu odpovídají za zpracování a správu záznamů a dokumentů; příprava na schůzky, konference a zvláštní akce; provádění cestovních úkonů; a komunikovat se zákazníky, managementem, dodavateli a zaměstnanci. Příručka o efektivních postupech jasně a co nejpřesněji popisuje kancelářské postupy. Nový pracovník by měl mít možnost se obrátit na příručku o informace o úředních postupech.
Položky, které budete potřebovat
-
3-kroužkové pojivo
-
Software pro zpracování slov
Jak psát procedury administrativní kanceláře
Určete procedury
Příručka pro administrativní řízení v kanceláři bude sestávat z několika postupů. Začněte s nejvyšší úrovní, nejvíce obecnými postupy a pracujte až na nejpodrobnější. Měla by existovat vývojová schéma na vysoké úrovni, která by udávala, jak každý postup zapadá do této kategorie. Vývojové diagramy usnadňují školení nových zaměstnanců, neboť jsou grafickým znázorněním jejich pracovního toku. Níže uvedený příklad je jednoduchým příkladem některých kancelářských postupů.
1. Kancelářské záznamy
1.1 Nákup spotřebního materiálu 1.2 Podání 1.3 Zpracování pošty 1.4 Plánování
1.3 Zpracování pošty
1.3.3 Příjem pošty -> 1.3.4 Seřadit poštu -> Vyžaduje okamžitou reakci? -> Ano -> Označit jako naléhavou -> Doručit ne -> Neoznačit -> Doručit
Při psaní příručky poskytněte písemné údaje pro každou podkapitolu. Například:
1.3.3 Příjem pošty Pošta je roztříděna v poštovní místnosti a doručena do každé přihrádky oddělení oddělení do 10.00 hod. Pomocný asistent přijímá poštu, třídí ji (viz 1.3.4) a určí, zda pošta vyžaduje okamžitou odezvu (viz 1.3.5).
Sběr informací o řízení
Toto je nejdůležitější krok v procesu psaní a bude vyžadovat nejvíce času. Ujistěte se, že chápete postup, který popisujete, a rozsah projektu. Porozumět publiku pro tento postup a jak se hodí do postupů vyšší úrovně. Kdo jsou dodavateli řízení? Kdo jsou majitelé a odborníci na předměty? Kdo jsou zákazníci? Pokud máte jasné pochopení výše uvedených kroků, postupujte takto:
- Napište soubor rozhovorových otázek. Co je to, co potřebujete vědět, abyste napsali podrobný postup?
- Proveďte rozhovory a dokumentujte výsledky.
- Vytvořte vývojový diagram, který zobrazuje vstup do procesu, pracovní kroky a výstup.
- Přečtěte si vývojové diagramy, které jste vytvořili s vlastníky procesů, aby byly přesné.
Napište příručku návrhu
Zvolte formát příručky a ujistěte se, že management souhlasí s tímto formátem. Vykreslete celou příručku. Tuto příručku nechcete přepsat, protože není k dispozici formát nebo obsah. Použijte pojivo s třemi kroužky, aby změny a aktualizace byly snadno proveditelné. Pro každý dokumentovaný postup zahrňte následující:
- Titul
- Úvod
- Přehled
- Datum kontroly
- Vlastník postupu - Používejte tituly podle potřeby a vyhněte se používání osobních jmen
- Vývojový diagram s popisy krok za krokem
- Definice
- Materiály nebo software použité v postupu
- Ilustrace, tabulky, grafy a grafika podle potřeby
Zkontrolujte a upravte
Nechte manuál prověřit odpovědným vedoucím týmem, vlastníkem postupu a zákazníkem postupu. Pokud je zákazník externí vůči organizaci, před tím, než požádáte o kontrolu, ujistěte se, že máte souhlas s řízením.
Možná budete chtít, aby někdo jiný než autor prošel každým krokem v procesu, aby otestoval jeho přesnost a úplnost. Pokud existují právní překážky, ujistěte se, že vaše interní právnická organizace přezkoumá návod k dodržování předpisů.
Analyzujte a opravte všechny nedostatky zjištěné během procesu kontroly a napište finální verzi. Před zveřejněním dokumentu obdržíte konečné podpisy schválení na příslušné úrovni.
Určete jednoho vlastníka příručky, který je zodpovědný za dokumentaci aktualizací.
