Je důležité napsat zprávu o datu, která efektivně sdělí předmět obsazeným manažerům, kteří mají jen několik minut procházet vaší zprávou. Jednou z klíčových věcí, které je třeba zahrnout, je vizuální zobrazení nejdůležitějších údajů, jako jsou grafy a grafy. Měli byste také udržovat jazyk stručně a bez žargonu.
Přehled psaní dobré analytické zprávy
Prvním krokem je načrtnout zprávu podle jakýchkoli pokynů, které musíte dodržovat. Každá společnost obvykle má svůj vlastní formát pro psaní zpráv a musíte se řídit tvarem. Tento obrys vám v podstatě poskytne plán, který budete dodržovat při psaní zprávy a doufejme, že vám pomůže zabývat se jakýmkoli spisovatelem blokem, který může vzniknout později. Měli byste vytvořit svůj přehled, abyste vysvětlili a analyzovali všechna data a závěry dosažené ve snadno čitelném formátu. Je-li váš přehled dlouhý, může být nutné obsahovat také obsah.
Zvažte vizuální aspekt
Data samy o sobě mohou být abstraktní a obtížně propojeny. Takže byste měli být štědří ve vašem použití grafů, grafů a tabulek pro ilustraci výsledků své analýzy. Kde je to nutné, můžete v textu obsahovat odkazy, které vysvětlují důležitou grafiku. Váš čtenář by měl být schopen vědět, co je nejdůležitější u každé grafiky, a tak byste ji měli zdůraznit namísto pouhého popisu toho, co už je vidět. Také se ujistěte, že vaše textové odkazy se blíží k grafice, kterou odkazují, takže vaše čtenáři mohou vytvořit spojení mezi oběma.
Vytvořte hrubý návrh
Až skončíte s obrysem, vytvořte hrubý návrh, který obsahuje nejdůležitější informace strukturované podle osnovy. Technické detaily nejsou nyní důležité; mohou být přidány později. Cílem je nejprve zahrnout nejdůležitější informace, aby je čtenář mohl snadno zjistit, až obdrží vaši zprávu. Nezapomeňte, že mnoho z vašich čtenářů je zaneprázdněno. Nezapomeňte si být opatrní při používání žargonu, vyhýbejte se tomu, kde je to možné.
Shrnutí a abstrakt
Ačkoliv se objeví na začátku vašeho přehledu, shrnutí a abstrakt jsou závěrečné aspekty, které napíšete. Obě oddíly představují shrnutí zprávy, ve které jsou uvedeny důležité závěry zprávy. Proto je píšeš poslední.
Výkonné shrnutí má ve zprávě o analýze dat svůj vlastní význam. Důvod, proč se nazývá shrnutí, je, že je to shrnutí pro vedoucí pracovníky společnosti. Jedná se pravděpodobně o zaneprázdněné lidi, kteří nemají čas číst celou zprávu, a přejíždějí nad všemi jemnějšími detaily. Proto byste se měli co nejvíce snažit zachytit hlavní body zprávy ve shrnutí, jako je cíl, hlavní údaje a závěr. Být co nejpodrobnější a obsahovat pouze ty nejdůležitější body. Pokud mohou vedoucí pracovníci okamžitě pochopit, o čem se zpráva týká, prostě přečtením shrnutí, pak jste udělali svou práci.
Proveďte revize
Přezkoumejte analýzu dat tolikrát, kolikrát potřebujete, a ujistěte se, že budete organizovat informace logicky soudržným způsobem. Vyhněte se objemným, nudným odstavcům a použijte prázdný prostor, abyste zprávu zpravidla přitahovali. Prezentujte tabulkové informace jako grafy. A nakonec se vyvarujte používání pasivního hlasu.
