Efektivní obchodní komunikace je pro úspěch vaší organizace zásadní. Má zásadní vliv na výkonnost vaší společnosti a produktivitu zaměstnanců, stejně jako na vaši spodní hranici. Jako vlastník firmy musíte být schopni jasně sdělit vaši představu a cíle, budovat vztahy se zákazníky a potenciálními partnery a komunikovat s vaším týmem.
Základy podnikové komunikace
Manažeři, generální ředitelé, vedoucí týmů a další odborníci se musí naučit, jak být dobrými komunikátory, aby mohli plnit své povinnosti. Ať už chcete prodat více produktů, vybudovat silný tým nebo maximalizovat své marketingové úsilí, je důležité, abyste zvládli základy obchodní komunikace.
Pokud chcete uspět, nestačí být dobrým stratégem nebo mít skvělé nápady. Jistě, můžete najmout lidi, abyste mohli komunikovat se svými klienty a propagovat své služby, ale stále potřebujete dát své vize do slov. Je vaší povinností poskytnout svým zaměstnancům zpětnou vazbu, poslouchat, co mají říkat, a diskutovat o cílech společnosti.
Obchodní komunikace se týká sdílení informací mezi lidmi uvnitř i vně vaší organizace. Může mít mnoho podob, jako je formální a neformální komunikace, vnitřní a vnější komunikace, právní komunikace, boční nebo horizontální komunikace a další. Mysli na to jako na obousměrný kanál pro přenos instrukcí, nápadů, názorů, zpráv a tak dále.
Aby komunikace byla účinná, musí být vzájemná. Musíte jasně mluvit a poslouchat pečlivě. Ujistěte se také, že rozumíte základům obchodní komunikace, které jsou:
- Struktura
- Relevance
- Konzistence
- Jasnost
- Aktuálnost a nadřazenost
- Střední
Především je třeba, aby vaše zpráva byla dobře strukturovaná a měla otevření, tělo a zavření. Ať už posíláte e-maily, telefonujete nebo předkládáte projekt, pamatujte na tyto strukturní prvky. Začněte krátkým úvodem vaší zprávy a nechte publikum vědět, co očekávat. Například byste mohl říct něco jako: "Dnes budeme diskutovat o naší marketingové strategii pro příští čtvrtletí." Dále představte své nápady podrobně. V závislosti na kontextu možná budete muset své prohlášení zálohovat s fakty a čísly. Zavřete svou zprávu krátkým závěrem, který načrtává klíčové body, které jste diskutovali.
Ujistěte se, že vaše zpráva je jasná a relevantní pro cílové publikum. Představte si, že se pokoušíte zákazníkovi vysvětlit, že potřebuje kompletní změnu na webu, spíše než několik drobných změn. Můžete být v pokušení diskutovat o návrhu webu, optimalizaci pro vyhledávače, míry okamžitých odchodů a další technické aspekty, ale neudělejte to. Zákazník možná neví, co to znamená a proč je důležité. Místo toho byste se měli soustředit na to, jak může mít prospěch jeho podnikání kompletní redesign stránek. Řekněte mu, že osloví více klientů, zvýší povědomí o značce, zvýší míru zadržování, zlepší bezpečnost dat a tak dále.
Mějte vždy svou zprávu konzistentní, ale přizpůsobte se publiku a kontextu. Pokud neustále měníte názor, riskujete ztrátu důvěryhodnosti.
Jednou věcí je říct svým zaměstnancům, aby uchovávali údaje o zákaznících, aktualizovali svůj software a další věc, aby zavedli bezpečnostní politiku. Písemná komunikace usnadňuje objasnění nápadů a zajišťuje, aby všichni byli na stejné stránce.
Také se ujistěte, že vaše zpráva je zapamatovatelná. Zahrnujte silné a jasné prohlášení, které posiluje vaše přesvědčení a souvisí s tématem. Zvažte zahájení nebo ukončení zprávy pomocí nabídky nebo jiného silného otevření. Někdy může pomoci i humor. Ať už mluvíte se zákazníkem nebo zaměstnancem, dejte jí něco, na co si vzpomenete.
Podle psychologů je pravděpodobné, že někteří lidé si zapamatují, co naposledy viděli nebo slyšeli. To se nazývá efekt nouzi. Jiní mají tendenci si vzpomenout na to, co poprvé viděli nebo slyšeli, což je známo jako primární efekt. Proto má smysl začít a / nebo zavřete svou zprávu silným prohlášením.
Další věc, kterou je třeba zvážit, je komunikační médium. Jak plánujete poslat zprávu? Existují různé typy komunikačních médií a každý má jedinečné vlastnosti. Patří mezi ně mimo jiné:
- Prezentace
- Zprávy
- Online komunikace
- Obchodní jednání
- Video a telefonní setkání
- E-mailem
- Sociální média
- Tištěné média
- Smlouvy a jiné formální písemné dokumenty
Právní aspekty podnikové komunikace
Když píšete smlouvu nebo podáváte právní doklady, je ještě důležitější komunikovat jasně. Špatná komunikace může způsobit těžké pokuty, podvody, hanobení, ztrátu příjmů a drahé soudní spory.
Oboznámte se se zákony ve vašem státě nebo kraji, včetně těch, které souvisejí s reklamou. Vaše marketingové kampaně, například, musí být pravdivé a dodržovat zákony ve vašem oboru. Pokud prodáváte doplňky stravy, nemusíte tvrdit, že vaše léčivé přípravky léčí nebo předcházejí nemocem. Nemůžete také uvádět na trh alkohol a cigarety jako prospěšné pro zákazníky. Zálohujte své tvrzení tvrdými skutečnostmi a proveďte nezbytné zveřejnění.
Zkontrolujte dvakrát své obchodní smlouvy a dohody. Máte-li co říct, napište ho. Zahrnout část, která jasně definuje pojmy použité ve smlouvě. Přidejte příslušné oddíly, např. Termín smlouvy a ukončení smlouvy, záruky, oddělitelnost a důvěrnost.
Věnujte pozornost tomu, jak komunikujete s vašimi zaměstnanci. Zvolte své slovo pečlivě. Nepoužívejte ohrožení nebo diskriminace zaměstnanců. Například pokud řeknete zaměstnance, že je příliš mladý na to, aby mohl přijmout určitý projekt, můžete být obviněn z věkové diskriminace. Manažer, který dráždí zaměstnance se zdravotním postižením, může být obviněn z diskriminace na základě zdravotního postižení, i když jeho chování nemělo v úmyslu ublížit dotyčné osobě.
Proč je důležitá obchodní komunikace?
Pokud známe klíčové aspekty komunikace, není těžké pochopit, proč to záleží. Efektivní komunikace může posílit váš vztah se zákazníky, zaměstnanci a obchodními partnery a současně zajistit soulad s právními předpisy. Dále vám může nabídnout konkurenční výhodu a pomůže vám maximálně využít své marketingové úsilí.
Význam externí komunikace v organizaci by neměl být podceňován. Jako manažer nebo vlastník firmy musíte být schopni předat vaši zprávu cílovému publiku, investorům, akcionářům, dodavatelům a potenciálním partnerům. Živé události vám například dávají šanci zachytit pozornost vašich vyhlídek nebo zajistit financování vašeho malého podniku. Dobře promyšlená řeč nebo pútavá prezentace produktů mohou zvýšit vaši pověst a vytvářet tržby. Rozhovory a tiskové zprávy umožňují informovat zákazníky a investory o vašich nejnovějších projektech. Můžete například chtít hovořit o vaší nové spolupráci s značkou nebo o nové řadě produktů, které naruší průmysl. Pokud budete jasně komunikovat a poskytnete skutečnou hodnotu, vygenerujete buzz kolem vaší značky.
Interní komunikace je také nezbytná. Téměř polovina zaměstnanců zřídkakdy nebo nikdy neopustí schůzku, protože věděla, co dělat dál. Ve skutečnosti 21 procent odborníků nemá formální plán pro interní komunikaci. Pokud se vám nepodaří jasně uvést účel a cíle setkání, můžete na pracovišti vyvolat zmatek a konflikty.
Vedoucí pracovníci, kteří jsou dobrými komunikátory, mohou zvýšit morálku zaměstnanců, snížit míru obratu a zvýšit produktivitu v organizaci. Mají také silnější vazbu se svými týmy a prožívají méně konfliktů. Navíc efektivní interní komunikace zajišťuje, že vaši zaměstnanci pochopí své role a přínos, který přispívají k růstu a úspěchu společnosti.
