Když budete muset napsat odbornou zprávu, můžete se zaměnit na informace, které je třeba zahrnout. Podnikové psaní, zejména pro zprávy, má často formát a styl, které by měly být dodržovány. Když jste zvyklí na psaní ve formátu a stylu požadovaném pro profesionální reporty, měli byste být schopni napsat zprávu rychle a snadno.
Zkontrolujte styl psaní sestav. Na rozdíl od psaní narativ nebo eseje je psaní zpráv velmi efektivní. Jakákoli nadbytečná slova by měla být odstraněna a jazyk je jednoduchý a přímý. Používejte aktivní hlas a vyhněte se redundantním informacím.
Přidejte položky odrážky vždy, když je to možné. Spíše než vysvětlit něco ve větné podobě, zpráva ji vysvětlí seznamem kuliček. Například funkce obchodního projektu by nebyly psány ve formě odstavců, ale byly vypsány s odrážkami.
Rozdělit odstavce tak, aby každý z nich měl pouze několik řádků. Psaní zpráv neobsahuje zdlouhavé odstavce.
Nepoužívejte informace, které už publikum ví. S esejem často předpokládáte, že čtenář neví o tom nic. Při psaní zprávy odstraňte všechny informace, které už publikum ví. Pokud napíšete například zprávu o nové firemní politice pro manažerský personál, nezapomeňte na obecné informace o vaší společnosti, které by vedoucí pracovníci již věděli. Tyto informace však mohou být zahrnuty, pokud je zpráva pro skupinu nových zaměstnanců.
Zahrňte doplňující materiály do podnikové zprávy. Věci, jako jsou grafy, grafy, fotografie, tabulky, diagramy a další vizuální prvky, mohou být použity k vylepšení zprávy a jasnějšímu významu.
Umístěte nadpisy v celém přehledu, aby bylo snadné čtení odkazovat na jednotlivé sekce.
