Náklady na pracovní cesty jsou jednou z nejvíce kontrolovatelných nákladů v organizaci a stanovení sazeb za denní dny je jedním ze způsobů, jak tyto výdaje udržet na rozumné úrovni. Společnosti mohou využívat americké vládní údaje a další průzkumy v průmyslu k určení vhodných průměrných denních nákladů na jídlo cestujících. Individuální obchodní cestující by měli při stravování během cesty vždycky dbát na vnitřní politiky svých firem.
Prameny
Administrativa amerických generálních služeb každoročně stanoví denní sazby, které zahrnují náklady na stravování a ubytování cestujících v oblasti federální vlády. Mnoho firem to používá jako vodítko při stanovování vlastních deníků nebo přijatelných sazeb úhrady pro podnikové cestující. Pro náklady na stravu studie spravuje General Services Administration několik tisíc restaurací každé tři až pět let, aby informovala o svých sazbách a pravidelně přezkoumávala žádosti od cestujících, aby prozkoumala, zda je třeba v mezidobí aktualizovat určité oblasti. Od publikace tohoto článku se tyto sazby pohybují od 46 do 71 dolarů za den na snídani, oběd a večeři. Podobně Úřad kvót USA stanoví měsíční ceny jídel pro mezinárodní města. Mezi další zdroje pro stanovení jídla na diety patří Business Travel News, která každoročně provádí studie restaurací o stravovacích nákladech ve 100 klíčových městech obchodních cest USA. Tyto sazby mají vyšší tendenci než ve správě General Services, neboť pokrývají pokrmy a koktejly v upscale restauracích. Podle publikace tohoto článku průměrně činily 85 dolarů denně.
Zeměpis
Bez ohledu na zdroj, sazby za stravu mají tendenci kolísat podle geografie. Obecná správa služeb například stanovuje standardní sazbu pro kontinentální Spojené státy, ale také stanovuje oddělené sazby ve městech s vyššími náklady na stravu. Hlavní města, jako jsou New York, Chicago, Los Angeles a San Francisco, zůstanou na vyšší úrovni jídel na denní sazby. Například v roce 2011 skupina v těchto městech vyčleňuje 71 dolarů za denní jídlo a náhodné náklady ve srovnání se standardními sazbami ve výši 46 USD. Města ve druhém stupni obvykle provádějí jídla za denní sazby uprostřed těchto dvou extrémů.
Úvahy
Podniky mají dvě hlavní cesty, které pokrývají náklady na stravování zaměstnanců během cesty: mohou buď nastavit a vystavit denní diář přímo, nebo mohou přímo hradit zaměstnance za výdaje vzniklé během cesty. Pokud se rozhodnou vydat na diety založené na standardech správy služeb obecné, mohou zvolit zjednodušenou metodu "high-low" namísto vydání diamantů pro každou jednotlivou geografii.V této metodě jsou vysokoúčinné oblasti - velké a některé sekundární města - přijímány na denní sazbu a všechny ostatní oblasti dostávají nižší sazbu. Vzhledem k tomu, že většina vládních denních úrovní není ve většině případů vhodná k pokrytí dražších jídel pro výkonné cestující, mnoho firem se rozhodlo prostě uhradit náklady na stravu, ačkoli často také vydávají limity, které jsou informovány o denní sazbě, aby náklady byly pod kontrolou.
Daňové informace
Podniky, které používají průměrné průměrné ceny za stravování za stravování a jiné cestovní náklady, mají výhodu v zjednodušeném vykazování v souladu se zákony o dani z interní daňové služby. Zatímco společnosti, které uhradí, potřebují uchovávat podrobné doklady o přijetí a další údaje o těchto výletech, osoby, které používají schválené denní sazby, musí pouze uchovávat záznamy o samotné cestě, nikoli o individuálních výdajích z výletu. Pokud jste osoba samostatně výdělečně činná, můžete také použít denní sazby pro vedení, když odečtete obchodní výdaje z daní. Můžete odečíst část standardních příspěvků na stravu, obecně asi 50 procent, jako výdaj místo toho, aby jste drželi karty z každého jídelního dokladu.
