Obdrželi jste objednávku a odeslali zákazníkovi požadovaný produkt nebo službu. Gratulujeme! Dále musíte zaplatit zákazníkovi. Postup shromažďování peněz začíná fakturou zaslanou zákazníkovi s uvedením splatné částky a platebních podmínek. Příprava faktury vytváří pohledávku.To je věc, která má hodnotu pro vaši firmu, která se řadí k vašemu seznamu aktiv, protože se snadno převádí na hotovost.
Tipy
-
Z účetního hlediska vytváří příprava faktury pohledávku. Jakmile je zaplaceno, faktura se stává hotově.
Definice prodejní faktury
Prodejní faktura je obchodní doklad, který je připraven vždy, když potřebujete od zákazníka požadovat platbu za zboží nebo služby, které jste dodali. Faktura obsahuje důležité údaje, jako je výrobek, množství, cena a platební podmínky, například bankovní údaje společnosti. Co se týče dokumentů, je to jedna z nejjednodušších, a to je také jedna z nejdůležitějších. Faktury stanoví povinnost zákazníka platit. Vydáním faktury ověřujete smlouvu, která existuje mezi vámi a zákazníkem a že jste dokončili svou stranu dohody. Jakmile zákazník souhlasí s fakturou, stává se legálním dluhem, který zákazník musí zaplatit.
Jaký je rozdíl mezi fakturou a zákonem?
Stojí za to vyčíslit nějakou terminologii, protože je často spousta zmatek o tom, co je faktura a jaký je účet. Fakturu je vždy zaslána od prodávajícího zákazníkovi v naději, že bude vyplacena v určitém čase. Když tedy dodáváte zboží a služby, vždy vytvoříte fakturu. Bill je něco, co musí zákazník zaplatit. Takže fakturu, kterou jste vytvořili na straně zákazníka plotu, je účet. Je to stejný dokument, ale s jiným jménem, v závislosti na tom, zda platíte nebo přijímáte peníze.
Z hlediska účetnictví je toto rozlišení důležité. Vy i zákazník použijete pro účely vedení účetnictví stejnou fakturu. Ale když zákazník použije fakturu k zaznamenávání peněz, které musí opustit podnik, což se nazývá splatný účet, použijete ho k zaznamenávání peněz, které se dostanou do podnikání, což se nazývá pohledávka na účet.
Jaké informace musí být přítomny na prodejní faktuře?
Obecně můžete fakturu rozdělit na dvě části: fakturační hlavičku a fakturační jádro. Záhlaví faktury obsahuje:
- Jméno a adresa prodávajícího.
- Jméno a adresa příjemce.
- Datum faktury - to je důležité! Hodiny začínají odběratele na faktuře. Pokud máte časový limit pro platbu, který byste měli, pak s uvedením data zajistíte, aby všichni byli na stejné stránce o tom, kdy je splatnost platby.
- Jedinečné číslo faktury.
- Číslo PO, pokud používáte systém nákupních objednávek k ovládání nákupů firmy.
Fakturační jádro obsahuje:
- Podrobný popis poskytované služby nebo dodaných produktů, včetně množství a cen.
- Veškeré příslušné daně z prodeje.
- Celková cena, která je splatná.
- Platební podmínky. Například můžete zadat "net 30", což znamená, že celá částka je splatná za 30 dní.
- Způsob platby, například údaje o bankovním účtu nebo jméno osoby, kde může zákazník odeslat šeky.
Co je fakturou prodeje v účetních podmínkách?
Mnoho podniků má spravedlivý počet zákazníků, kteří neplatí okamžitě. Pokud použijete metodu akruálního vyúčtování faktur, zaznamenáte příjmy, když jste je získali, a ne když peníze přicházejí na váš bankovní účet. To znamená, že potřebujete způsob, jak zaznamenávat příjmy, které jste oprávněni obdržet, ale které jste dosud neobdrželi. Prodejní fakturou v účetnictví je "pohledávka na účet" nebo "A / R". Pohledávky představují všechny platby, které jsou splatné vaší firmou, které ještě nebyly zaplaceny zákazníky.
Pokud o tom přemýšlíte, to, co skutečně děláte, když vytvoříte fakturu, prodlužuje bezúročný úvěr zákazníků na krátkou dobu. Dovolujete jim získat zboží nebo služby před platbou na základě důvěry, že platba bude provedena v den platby. Pohledávka je jednoduše způsob, jak tuto důvěru zaznamenávat.
Jak zaznamenáváte fakturu?
A / R jsou neuvěřitelně cenné pro vaši firmu, protože když jsou vypláceny, okamžitě převedou na hotovost. Jako taková je zaúčtujete jako aktiva v rozvaze společnosti. Je obvyklé uvést v inventáři aktiva podle likvidity, která měří, jak rychle lze něco převést na hotovost. Takže ze všech vašich obchodních aktiv je hotovost nejlikvidnější a majetek jako nemovitý majetek, podíly na zajišťovacích fondech a jiné alternativní investice jsou nejméně likvidní, protože tyto položky jsou mnohem těžší prodat.
Pohledávky jsou uvedeny jako oběžná aktiva, jelikož platba je splatná odběratelem za jeden rok nebo méně. A protože se převádějí na hotovost, v okamžiku zaplacení faktury jsou A / R mezi vaše nejvíce likvidní aktiva. Obvykle je uvedete v rozvaze níže než v hotovosti a vložený údaj je pouze celková částka všech vašich nevyřízených faktur.
Jaký je rozdíl mezi pohledávkami a splatnými účty?
Na druhé straně pohledávek jsou splatné účty. A / Ps se vyskytují, když dlužíte svým dodavatelům peníze, protože jste dosud nezaplatili. Jako účetní záznam představujete vaši povinnost splatit krátkodobý dluh. Pro ilustraci si představte, že dodavatel vám pošle případ widgetů a o několik dní později zašle fakturu za cenu 500 dolarů. Jste povinni tyto peníze zaplatit, takže zaznamenáte 500 dolarů jako debet ve sloupci splatných účtů a současně připočítete 500 dolarů za náklady na suroviny, které jsou obvykle uvedeny jako cena prodaného zboží. Váš dodavatel čeká na přijetí platby, takže zaznamená fakturu ve sloupci pohledávky.
Poté, když zapíšete šek na zaplacení faktury, zadáte do účtu, který má být zaplacen účtem, kredit ve výši $ 500 a debet na 500 dolarů na běžný účet. Pokud se někdo podívá na výkazu zisku a ztráty, může na první pohled vidět celkovou částku, kterou podnik nese v nezaplacených účtech.
Co když zákazník neplatí?
V ideálním světě budou všichni vaši zákazníci platit všechny faktury včas, vždy. V reálném světě zákazníci platí pozdě a někteří neplatí vůbec. Problém je v tom, že přihlášení k pohledávkám by mělo ukázat zůstatek všech faktur, které budou v blízké budoucnosti převádět na hotovost. Pokud zákazník nezaplatí 90, 120 nebo 360 dní - nebo vůbec nezaplatí - naruší to přesnost vaší rozvahy.
Pravidlem číslo jedna při vymáhání dluhů je to, že čím déle je splatná dluž, tím těžší je vybírat. Jedním z důležitých výpočtů pro každou firmu je zjistit, jak staré jsou vaše faktury procesem nazvaným "stárnutí". Používáte-li podnikový účetní software, obvyklé kategorie pro tento typ přehledu zahrnují:
- Aktuální: okamžitě splatný.
- 1 až 30 dní: splatnost během následujících 30 dnů.
- 31 až 60 dnů po splatnosti.
- 61 až 90 dnů po splatnosti.
- 91 dní a více po splatnosti a tak dále v 30denních přírůstcích.
Účelem stárnutí je zjistit, které faktury musí následovat, např. Volání zákazníka nebo zaslání účtu agentuře pro inkaso. Dává vám také přehled o tom, zda inkasujete platby příliš pomalu a že přebíráte příliš vysoké úvěrové riziko. Pokud pohledávky klesnou příliš pomalu, můžete skončit s velkým problémem s peněžními toky a musíte si půjčit peníze, abyste uspokojili každodenní provozní náklady.
