Rozpočet kancelářské dodávky je rozpis nákladů, který může sloužit jako plán výdajů. V písemné podobě rozpočet specifikuje, jak společnost vynaloží prostředky určené na dodávky používané při kancelářských operacích. Plán by měl být realistický, aby mohl být snadno srozumitelný a dodržován. Rozpočet kancelářské dodávky je nezbytným nástrojem pro měření celkových výdajů podniku. Příprava rozpočtu vám umožní efektivně řídit náklady a udržet přiměřený rozsah provozních výdajů, který nepřekročí výnosy z podnikání. Základní rozpočet kancelářské dodávky obvykle zahrnuje pouze náklady, které jsou nezbytně nutné pro efektivní provozování podniku. Rozpočet lze podle potřeby prodloužit v závislosti na čase, zatímco podnik roste.
Zkontrolujte položky kancelářských potřeb, které jsou nezbytné pro provozování firmy. Vytvořte tabulku pro seznam položek, jako jsou pera, různé druhy papíru, značky, tužky, inkoust tiskárny, sešívačky a sponky, kancelářské sponky, složky, poštovní zásoby, obálky a pásky. Nezapomeňte zahrnout položky, které jsou specifické pro vaši konkrétní firmu. Například pokud poskytujeme zálohování dat nebo se zabýváte ukládáním médií, budete potřebovat disky CD nebo DVD a další specializované spotřební materiál a vybavení.
Zkontrolujte náklady na položky a získejte měsíční množství pro každou položku. Dokumentujte výpočty v tabulce. Přidejte všechna jednotlivá čísla pro každou položku společně pro celkový měsíční rozpočet. Poté vynásobte měsíční celkovou částku 12 za roční rozpočet kancelářské zásoby. Přidejte dalších 10 procent pro rozšíření.
Vyzkoušejte různé prodejce kancelářských potřeb, abyste našli co nejefektivnější ceny. Vytvořte samostatnou tabulku pro porovnání údajů od různých dodavatelů o položkách, které pravidelně používáte k podnikání. Nezávislí prodejci často dodávají citace, které byste měli zvážit. Vypočtěte odhady dodavatele přibližných průměrných měsíčních nákladů. Zahrňte tato data plus 10 procent na tabulku.
Porovnejte odhady celkového dodavatele s aktuálním a původním odhadem. Vytvořte kopii tabulky původního odhadu z kroku 1 a použijte při zvažování cenových změn. Použijte novou tabulku jako šablonu pro váš aktuální rozpočet. Upravte ceny pro položky, které se v různých dodavatelích nacházejí méně. Všimněte si prodejce, cenu a datum v tabulce pro budoucí sledování. Zvažte každou položku v seznamu a odstraňte ty, které nejsou absolutně nutné.
Každoročně měříme a kontrolujeme rozpočet. Zkuste použít rozpočtový nástroj, jako je ten, který nabízí společnost Microsoft pro správu finančních prostředků kancelářské nabídky. Vytvořte systém sledování rozpočtu kancelářského zásobování důsledně. Pravidelně upravujte a zkontrolujte ceny a využití dodávek. Upravte rozpočet podle nových poznatků a upravte, kdykoli je to možné. Pokud dojde k překročení výdajů, podnikněte kroky k nalezení snížení jinými způsoby tím, že využijete výhody prodeje a jiných nabídek prodejců.
