Formulář IRS W-4 je osvědčením, že federální daňová agentura vyžaduje, aby všichni noví zaměstnanci vyplnili a navrátili se ke svým zaměstnavatelům. W-4 uvádí počet srážkových příjmů, které si zaměstnanec přeje požadovat. Čím větší je počet povolenek, tím menší je zadržená částka. W-4 také umožňuje zaměstnancům požadovat osvobození od úplného zadržení. V minulosti požadovala IRS zaměstnavatelům, aby předložili W-4s pro některé zaměstnance, ale to již není.
Podání
Jeden okamžik požadoval od zaměstnavatelů, aby zaměstnavatelé předkládali formuláře W-4, když zaměstnanec, který vydělal nejméně 200 dolarů platu, požadoval více než deset srážkových příjmů. V roce 2010 se na jednom příspěvku vyčlenila 3.650 dolarů ze mzdy zaměstnance z daně z příjmů. IRS také požadovala, aby zaměstnavatelé podali W-4 pro zaměstnance, kteří celkově požadovali osvobození od federálních daní, z důvodu jejich statutu podání, příjmu domácností, odpočtů a osvobození od daně.
Zadržení
Zaměstnavatelé museli dodržovat pokyny IRS, aby zadrželi podle limitu počtu výjimek, které zaměstnance umožnily. Zaměstnanci museli revidovat své W-4, pokud by chtěli požadovat více výjimek, než bylo povoleno, a poskytnout písemné prohlášení vysvětlující žádost. Žádost musela schválit IRS před tím, než zaměstnavatel mohl přizpůsobit zadržení podle přání zaměstnance.
Nové předpisy
Nové předpisy, které proběhly v roce 2005, změnily pokyny pro podání W-4 s interní daňovou službou. Přestože zákon stále požaduje, aby zaměstnanci předkládali W-4s, nevyžaduje za žádných okolností automatické podání formulářů ze strany zaměstnavatele.
Písemné žádosti
IRS může i nadále zaslat písemnou žádost zaměstnavateli, aby předložil W-4 pro konkrétního zaměstnance. Agentura tvrdí, že nyní používá jiné prostředky, aby zjistila, zda zaměstnanec požaduje příliš mnoho výjimek a že z jeho výplaty nemá příliš málo daní. Po obdržení W-4 může IRS požádat zaměstnavatele, aby ve vhodných případech zvýšil zadržení pomocí písmen "lock-in".
Záložní dopisy
Při rozhodování o tom, že zadržení je pro určitého zaměstnance nedostatečné, vydá IRS dopis "lock-in". Dopis uvádí maximální počet příspěvků pro daného zaměstnance a datum, kdy zaměstnavatel musí podle tohoto čísla začít zadržovat. Jakékoli budoucí změny v zadržení musí být schváleny úřadem IRS. K zaměstnance musí být předána zaměstnancovská kopie dopisu o zámku, nebo pokud je to vhodné, musí zaměstnavatel informovat IRS, že zaměstnanec již nepracuje pro firmu. Uzavřený dopis dává zaměstnanci období odkladu, během něhož může předložit nový W-4 a podpůrné prohlášení.
