Drobný peněžní fond je malá částka hotovosti a podnikání vyčleňuje společné výdaje, jako jsou kancelářské potřeby, poštovné splatné poštou nebo výdaje na pohonné hmoty. Jedná se o fond přidělený na mzdové náklady, pro které společnost nenapíše šeky nebo na účet. Také známý jako "zálohový fond", je doplněn přesně o částku, která je z něj vynaložena. Zůstatek fondu by měl vždy odpovídat výši zůstatku stanovenému pro fond.
Zapsat zápis do deníku při založení drobného peněžního fondu. Předpokládejme, že místní knihkupectví zjistilo, že 100 dolarů v hotovosti by mělo být uchováno po ruce za různé výdaje. Pro tuto transakci by měl být zaznamenán dvouřádkový zápis: Řádek 1: Drobný hotovost: Debit: 100,00; Řádek 2: hotovost: úvěr: 100,00; Jak vyplývá ze záznamu, doposud nebyly vynaloženy žádné prostředky na různé výdaje.
Zaznamenejte položku deníku pro různé výdaje a doplňte drobný peněžní fond. Předpokládejme, že v příkladu 1 použijeme příklad, knihkupectví vynaložil 25 dolarů na plyn, 12,50 dolarů na kancelářské potřeby, 28 dolarů na jídlo a 11,50 dolarů na poštovné. Do rubriky "výdaje z drobné hotovosti" je třeba zaznamenat následující položky: Řádek 3: Výdaje z Petty Cash Line 4: Plyn: Debit: 25,00; Řádek 5: Kancelářské potřeby: Debit: 12,50; Řádek 6: Stravování: Debit: 28,00; Řádek 7: Poštovné: Debit: 11.50; Řádek 8: Hotovost: Kredit: 77,00; Vyčerpáte peníze z fondu s nákupy. Nakoupené zboží je proto linek 4 až linka 7 debetováno a celková čerpaná částka hotovosti je připsána na řádku 8. Příjem za výdaje v tomto příkladu činí 77 dolarů. Proto musí být hotovostní pokladna doplněna hotovostí ve výši 77 dolarů, aby se doplnil fond.
Upravte hotovost krátce a víc. Přestože jsou podniknuty pečlivé kroky k zajištění interní správy hotovosti, dochází k chybám. Zvláště při manipulaci s drobnými penězi a změnou se částka vždy neodpovídá jeho část. Je-li 21 dolarů částka, která zůstala v drobné zásuvce v hotovosti, ale příjmy pouze připočítávají až 77 dolarů, částka vlevo v zásuvce a příjmy přidávají až $ 98; nedostatek 2 USD z prvního drobného hotovostního fondu ve výši 100 USD se označuje jako hotovost krátké a víc. Nyní bude deník vypadat následovně: Řádek 3: Výdaje z Petty Cash Line 4: Plyn: Debit: 25,00; Řádek 5: Kancelářské potřeby: Debit: 12,50; Řádek 6: Stravování: Debit: 28,00; Řádek 7: Poštovné: Debit: 11.50; Řádek 8: Hotovost krátká a dobrá: Debit: 2,00; Řádek 9: hotovost: úvěr: 79,00; V takovém případě musí být hotovost v hodnotě 79 dolarů přidána do zásuvky pro doplnění fondu.
