Pro mnoho lidí je zapamatování velkého počtu telefonních čísel nemožným úkolem. Když někdo zavolá vaši kancelář, musíte mít správné číslo v pořádku a nejlepší způsob, jak to udělat, je udržovat telefonní seznam v kanceláři. Zatímco velké kanceláře mohou mít složité telefonní systémy s elektronickými adresáři, většina kanceláří nepotřebuje nic takhle zpracovaného. S velmi malým úsilím můžete vytvořit jednoduchý kancelářský adresář, který vám na dosah ruky poskytne veškeré informace, které potřebujete.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Tabulkový software nebo účet Dokumentů Google
Vytvořte novou tabulku a pojmenujte ji "Adresář Office". Použití tabulky je snadný způsob, jak nastavit telefonní seznam pro kancelář, která není dostatečně velká, aby měla centrální telefonní seznam.
Do tabulky přidat tři hlavičky sloupců: jméno, kancelář # a telefon. Chcete-li, přidejte do tabulky další sloupce a můžete snadno sledovat například e-mailové adresy a faxová čísla.
Pošlete adresář (nebo odkaz na něj, pokud používáte online tabulku) svým spolupracovníkům a požádejte, aby vyplnili své vlastní správné informace a odešlete je zpět. Může se jednat o kancelářskou asistentku s některými z těchto informací, které můžete okamžitě vyplnit.
Srovnejte výsledky do jediné tabulky se všemi změnami. Nyní máte pracovní telefonní seznam pro vaši kancelář.
Vytiskněte telefonní seznam nebo jej pošlete do zbytku vaší kanceláře pro běžné použití. Podívejte se na níže uvedené tipy pro snadný způsob distribuce telefonního seznamu s menšími potížemi.
Tipy
-
Vzhledem k tomu, že telefonní čísla kanceláří se mění relativně často, můžete pomocí online tabulky, jako je Dokumenty Google, ušetřit čas a úsilí. Sdílejte tabulku telefonního seznamu s každým ve vaší kanceláři a nechte je provádět podle potřeby a protože adresář je online, nebudete se muset starat o zasílání nových kopií po aktualizaci adresáře.
