Úspěšná firma se spoléhá na efektivní správu kanceláří. Vytváření a udržování seznamu kancelářských potřeb je jedním ze způsobů, jak udržet vaši kancelář na špičkové úrovni. Seznam kancelářských potřeb je seznam zásob, které vaše kancelář potřebuje k plnění svých každodenních funkcí. Použití seznamu kancelářských potřeb zajistí, že při objednávání spotřebního materiálu nezapomenete na důležité položky.
Vytvořte inventář všech kancelářských zařízení používaných zaměstnanci vaší společnosti. Chcete-li sestavit komplexní seznam, projděte svou kancelářskou budovu. Ve své kanceláři si berete na vědomí kancelářské vybavení, které používáte. Cestujte po celé kancelářské budově, včetně kopírovacích místností, poštovních míst, recepcí, místností a toalet.
Umístěte každý kus kancelářské techniky do určité kategorie. Tím se eliminuje duplicita. Mezi kategorie patří obecné kancelářské potřeby, technologie a elektrická zařízení, stacionární a papírové výrobky, čistící potřeby a různé.
Vyhodnoťte provozní požadavky každého zařízení. Například tiskárny potřebují inkoust. Počítače potřebují kabely. Souborové skříně potřebují soubory. Kávové nádoby potřebují vložky. Dávkovače mýdla potřebují mýdlo.
Zadejte shromážděná data do tabulky. Použijte samostatné sloupce pro hlavní kategorie, seznam kancelářských zařízení a skutečné kancelářské potřeby. Pomocí tabulky můžete podle potřeby třídit seznam kancelářských potřeb nebo přidat další informace, například identifikační čísla dílů nebo produktů.
Tipy
-
Je-li vaše společnost velká, můžete si od každého oddělení vyžádat oddělení, které jsou specifické pro jednotlivé oddělení, jako jsou kontrolní registry a pracovníci zaměstnanců. Chcete-li snadno identifikovat potřebné kancelářské potřeby, můžete pomocí tabulky udržovat aktuální inventář kancelářských potřeb a kancelářských potřeb. Pravidelně se seznamte s inventářem, abyste zabránili výpadku spotřebního materiálu.
