Memorandy nebo poznámky jsou stručná obchodní komunikace, která slouží k získání důležitých informací pro lidi v stručném a snadno čitelném formátu. Jasná poznámka je důležitým aspektem každé poznámky, protože připravuje čtenáře na to, co přijde. Rychlá kontrola nadpisu odhaluje klíčové informace o tom, kdo je zapojen do tématu, co bude řešeno a kdy bude zpráva odeslána. Stejný formát titulků usnadňuje zaměstnancům a spolupracovníkům číst, rozumět a podávat tyto užitečné dokumenty.
Každou poznámku zformátujte stejným způsobem s jasně označeným datem a předmětem. Tyto prvky by měly být vytištěny na samostatných řádcích a velkými písmeny.
Zadejte název a názvy všech odesílatelů a příjemců v sekcích "do" a "od" poznámky. Nemusíte používat pan nebo paní v poznámce, ačkoli Dr. je občas používán. Zahrnout první a poslední jména každého jednotlivce, aby nedošlo k záměně.
Vložte aktuální datum do sekce "datum" nadpisu. Nepoužívejte den v týdnu, ale zahrnují i rok.
Napište stručný a informativní předmět. Vyhněte se jednostranným nebo dvouobjemovým subjektům, které neposkytují dostatek informací, např. "Aktualizace společnosti". Vyhledejte předmět, který vaším příjemcům umožní přesně vědět, o čem se poznámka týká, jako například "Aktualizovat kód oblékání společnosti".
Tipy
-
Položky nadpisu lze změnit podle potřeby. Některé společnosti dávají přednost tomu, aby předmětová čára byla vyšší v záhlaví. Cokoli si vyberete, nezapomeňte ji konzistentní z jedné poznámky k další.
Pokud používáte předtištěný výtisk a ručně zapisujete detaily, není třeba po každém prvku nadpisu zahrnout dvojtečku.
