Správní zaměstnanci nikdy nedostanou slávu nebo slávu, ale bez nich jsou pracoviště odsouzena k neefektivitě a stagnaci. Správci kvality dělají rozdíl v tom, jak účinně ostatní vykonávají svou práci. Poskytují podporu a konfrontují nekonečný tok zákulisních úkolů, které dělají jakoukoli společnost.
Co je správní asistent?
Administrátoři zaplňují různé role v nastavení kanceláře. Jejich pracovní místa se mohou dostat do kategorie osobních asistentů, pokud jsou věnováni jednomu vedoucímu pracovníkovi nebo mohou být klíčem k úspěšné, bzučivé malé kanceláři, kde samy zvládnou volání, papírování a další úkoly na podporu celé pracovní síly.
Většina pracovních míst pro administrativní asistence vyžaduje zpracování e-mailů, volání telefonních hovorů nebo volání klientům a ostatním zaměstnancům, hromadění papírování a správa archivních systémů. Často se budou podílet na nových zaměstnancích. Mohou spravovat časové lhůty pro kancelář nebo vedoucí pracovníky, provádět schůzky a udržovat čas na kalendářích. Často se budou zabývat pravidelnými plánovanými údržbářskými úkoly, jako je například zajištění toho, že vodárenská společnost přijde k vyčištění vodního chladiče a dalších rutinních prací.
Konečné podrobnosti správního asistenta závisí na společnosti a na osobách, pro které pracují. Pokud pracují v účetní kanceláři, mohou potřebovat znalosti o účetních postupech. Jsou-li v televizní postprodukční společnosti, budou muset znát filmovou a televizní produkci. Pro reklamní společnost budou muset mít základní znalosti o reklamních bufech a práci s kreativami a klienty.
Administrativní pracovní pozice může být skvělým způsobem, jak získat přehled o tom, co společnost dělá, a je možné pracovat někam na jiné pracovní místo nebo získat pocit, jaké role jsou pro ně nejvhodnější. Na druhou stranu existují kariéroví administrativní asistenti, kteří milují různorodé nabídky a rychlé tempo, které jim tato práce přináší.
Co jsou úkoly správních asistentů?
Je možné získat skvělou administrativní pomocnou práci pouze s vysokoškolským vzděláním, ale některá vysoká škola pomáhá, zvláště pro pracovníky pod vedením pracovníků. Důležitější jsou dovednosti specifické pro danou práci, jako např. Dobré komunikace v písemné podobě i při hovoru, protože se jedná o tolik e-mailů a manipulace s telefonem. Administrátoři často musí mít dobrý tact a diplomacii, neboť se budou muset vypořádat s nepřátelskými zákazníky nebo být neutrální stranou mezi zaměstnanci ve své kanceláři. Ale všechny jejich komunikační dovednosti budou mrtvé, pokud nebudou dobré posluchače s hlavou na detaily.
Počítačové dovednosti jsou nezbytné, včetně znalosti používání programů jako Microsoft Word, Excel a Outlook. Zadávání dat může být požadovaným úkolem a schopnost rychle zvládnout všechny programy, které společnost používá, jako jsou aplikace pro správu databází nebo týmové aplikace, pomůže adminům uspět ve své roli.
Pochopení všech aspektů poštovních zásilek bude obvykle vyžadováno a může znamenat, že budete znát cestu kolem USPS pro manipulaci s běžnými poštovními a pracovními poštovními stroji, ale také znalými kuriérovými systémy jako FedEx, UPS a dokonce i volat místní kurýrní kurzy.
Méně slavné administrativní povinnosti zahrnují udržení úřadu dobře zásobeného zásobami. Z inkoustu a pera z papíru na tiskárnu jsou tyto věci páteřní správnou funkcí kanceláře a je to doména administrátora. Také se jedná o údržbu a údržbu kancelářských zařízení, jako jsou kopírky, počítače a další. Nemusí nutně tyto věci opravovat, ale trochu řešení problémů jde daleko a zbytek času mohou zavolat oddělení IT nebo oslovit opravy lidí.
Jaké vlastnosti potřebuje správní personál?
Profesionální vystupování a vzhled, který je spojen s obrazem společnosti, je v této práci dlouhou cestou, protože administrativní asistenti jsou často "přední tváří" společnosti nebo první dojem, že se jedná o výkonného pracovníka, když pracuje na těchto pracovních místech.
Být organizovaný je kritický. Řídit všechny tyto plány, vracet hovory, vydávat poznámky, aktualizovat tabulky, udržovat systém archivace - to vše vyžaduje dobré organizační schopnosti a schopnost zůstat na vrcholu mnoha věcí průběžně. Samozřejmě souvisejí s dovednostmi řízení času, protože lhůty jsou konstantní, a pokud je smlouva odeslána příliš pozdě nebo pokud není hovor okamžitě vrácen, může způsobit kolaps neocenitelných obchodních smluv.
Být skvělý v týmové práci je kritický, protože to je to, co podporují personální role, ale pracuje sama. Zásadní je, že zůstáváte na vrcholu projektů a je samočinná, a to v rušném prostředí s neustálými přerušeními je povinné. Dny jsou plné volání, lidé potřebují pomoc a vyskakovací úkoly, které vyžadují okamžité řešení, ale stále existují probíhající projekty, které dokonce potřebují dokončit, a administrátorský personál musí vyniknout v obou.
Jaké dovednostní sady jsou cenné?
Kromě běžných každodenních dovedností potřebných pro úspěšnou kariéru v oblasti administrativní podpory existuje řada dalších dovedností, které mohou oddělit jeden od balíčku a dát jim výhodu na vyšší-platit, více-nepolapitelný administrace práce.
Bilingvální nebo vícejazyčné je fantastická dovednost. Znalost španělštiny, němčiny, čínštiny, indických jazyků nebo jiných jazyků běžných v národních nebo mezinárodních obchodních činnostech může správce považovat za nesmírně cennou a tyto role často platí i vyšší.
Některé další potenciálně cenné dovednosti zahrnují znalost sociálních médií, které mají základy v účetnictví, jsou schopné psát zprávy a analyzovat data a mít nějaké pracovní chápání zákonitostí a smluv.
Administrátoři by nakonec měli hledat práci v profesních oblastech, které jsou pro ně zajímavé. Někdo, kdo miluje zákon, by měl pracovat v advokátní kanceláři, protože se bude muset trochu naučit o této profesi, aby tam účinně fungoval. Podobně osoba, která nemá ráda lék, by se neměla snažit pracovat v kanceláři lékaře. Čím víc ví o podnikání prováděném na pracovišti, tím je cennější, čím se stává asistentem a tím vyšší je jejich šance na to, že bude podporován.
Co získávají správní asistenti?
Administrátorské pracovní pozice se značně liší a odměny se zvyšují v závislosti na rozsahu svých pracovních povinností, jejich zkušenostech a senioritě těch, kterým pomáhají. Takže administrátor pro malou kancelář bude vydělávat méně než jednu za vysoce vydělávající, rychle se rozvíjející divizi reklamního domu a oba získají méně než výkonný administrativní personál pracující výhradně pro generálního ředitele.
Podle Indeed.com, při zprostředkování výdělků nabízených v seznamech pracovních pozic pro říjen 2018, přijali administrátoři vstupní úrovně $13.05 za hodinu nebo přibližně $28,000 každoročně. Na druhou stranu, Salary.com uvádí, že zkušený pomocný asistent v administrativě získává v průměru, $40,588, k září 2018. Na stejném místě je hlášena průměrná mzda pro správního asistenta generálního ředitele $77,913, ale platy nejvyššího řádu, včetně balíčků výhod, šly až tak vysoko $95,219.
Budoucnost správních asistentů
Technologie se rychle mění, takže naše životy jsou produktivní, organizované a rychlejší než kdykoli předtím. Možná si myslíme, že to ohrožuje administrativní práci asistentů budoucnosti, ale to tak není. Ve skutečnosti jim v některých ohledech dává ještě více příležitostí.
Dnes jsou "virtuální asistenti" stoupající kariérou. Schopnost pracovat na dálku a být v kontaktu prostřednictvím telefonu a videa se svými zaměstnavateli umožňuje asistentem pracovat pro lidi po celém světě. Toto je rostoucí kariéra pro ty, kteří chtějí pracovat doma i v zahraničí. Některé VAs pracují pro společnosti přímo, některé jsou zaměstnány třetími stranami a mnohé jsou nyní samostatně výdělečně činné a pracují na částečný úvazek pro dva nebo více zaměstnavatelů týdně. Chcete-li být úspěšná VA, vyžaduje ještě více samočinnosti a usilovnosti, protože práce na dálku znamená, že musíte zůstat motivováni na vlastní.
Také v tradičních kancelářích se administrativní asistenti nemají co dělat - jejich pracovní místa budou nadále klíčem k úspěchu každého pracoviště. To, co se může změnit, je úroveň počítačové způsobilosti, o které se očekává, že budou mít automatizaci a digitální spolehlivost i nadále rostou, takže ti, kteří zůstávají na trendech a technologiích, budou mít výhodu nad svými vrstevníky.
