Setkání mohou být nejproduktivnější částí vašeho dne, nebo úplná ztráta času. Vše závisí na struktuře schůzky a na dovednostech vedoucího vedení schůze. Pokud je vaším úkolem uspořádat schůzku, jedním z vašich nejdůležitějších cílů je vytvoření agendy. Správné označování pořadů jednání schůze je nezbytné, neboť ty položky programu nastavují tón pro schůzku a pomáhají udržet diskusi v rozporu.
Označte položku programu jako "informační", pokud má za cíl poskytnout zázemí ostatním účastníkům schůzky. Například člen týmu projektu může potřebovat vysvětlení rozsahu navrhovaných změn softwaru na úvodním zahajovacím setkání. Tento typ agendy schůzky je informativní. Účastníci nemusejí souhlasit nebo nesouhlasit s touto položkou; prostě potřebují absorbovat informace.
Vytvořte agendy poradních schůzek pro položky, které vyžadují diskusi, ale neočekává se, že budou vyřešeny na schůzi. Položky poradní agendy umožňují účastníkům podělit se o své obavy a poskytnout své názory na předměty, o kterých se diskutuje. Například schůzka týkající se navrhované aktualizace hardwaru pro počítače může zahrnovat několik položek poradenské agendy, včetně diskuze o zvažovaných hardwarových řešeních. Vedoucí projektu by mohl poskytnout stručný přehled o každém navrhovaném řešení, po němž bude následovat obecná diskuse o zbývajících účastnících schůze.
Označte položku schůzky jako "řešení problémů", pokud má za cíl skutečně dospět k řešení během schůzky. Tento štítek je založen na cíli pro konkrétní schůzku, kterou plánujete. Položka programu by mohla být označena jako poradní na jednom zasedání a řešení problému v příštím, jak se projekt přesune od začátku k řešení. Položka poradní agendy týkající se možností hardwaru by například mohla na příští schůzi řešit problém, kdy účastníci budou vyzváni, aby skutečně zvolili hardwarové řešení.
Vytvořte položku programu schůzky s označením "žádost o pomoc", pokud má za cíl požádat ostatní účastníky schůze o pomoc. Tyto položky mohou sloužit jako následné kroky pro příští schůzi, přičemž každý člen týmu projektu poskytne informace a informace o stavu projektu poskytne ostatním týmům.
