Máte-li obavy ohledně vaší práce, možná budete muset tyto obavy vzbudit s vaším šéfem v určitém okamžiku. Oznámení vašich obav prostřednictvím dopisu umožňuje vašemu šéfovi jasně pochopit přesně to, co se týká vás, aniž byste museli nechat prostor pro nesprávný výklad, protože všechny vaše myšlenky a nápady jsou jasně vyjádřeny. Chcete-li napsat dopis, který se týká vašeho šéfa, dodržujte určité pokyny, abyste zajistili, že vaše obavy budou řešeny profesionálně.
Přehled hlavních obav
V prvním odstavci dopisu vysvětlete přesně, proč jste kontaktoval svého šéfa. Použijte první dvě věty, abyste informovali čtenáře, že máte obavy týkající se práce, a pokračujte v přímém vysvětlení toho, co vás obtěžuje. V této části uvádíme hlavní nebo zastřešující témata, která vás znepokojují.
Doporučení týkající se obav:
"Dobrý den, pane Smithi. Píšu vás, protože mám několik znepokojivých obav ohledně terénní práce přidělené mé divizi. Během mého pozorování jsem si všiml, že se zaměstnanci objevují pozdě, příliš unaveni a ovládají stroje neprofesionálním způsobem. "
Uveďte konkrétní příklady
Jakmile je vysvětlen obecný účel tohoto dopisu, ponořte se do situace tím, že poskytnete čtenáři konkrétní příklady. To mu dává jasnou představu o situaci a snižuje pravděpodobnost, že se váš dopis neobjeví.
Příklad zájmu:
"Jason S. Masters přišel do pracovního místa v 10:45 hodin, což je 1,5 hodiny po jeho plánovaném čase příjezdu. Při příjezdu se zdálo, že je příliš unavený a začal provozovat stroje bez provedení standardizované kontroly bezpečnosti. Odpoledne jsem si všiml několika zaměstnanců, kteří pracují s těžkými stroji, aniž by nosili helmy nebo používali bezpečnostní opatření. "
Vyhněte se citovým prohlášením
Během procesu psaní dopisů se nestane příliš emocionální, protože to vede ke snížení profesionality a legitimity dopisu. Ujistěte se, že všechna tvrzení jsou založená na faktech a jsou bez emocionálních podnětů. Cílem tohoto dopisu je poskytnout vašemu šéfovi potřebné informace, které by objasnily přesné příčiny znepokojení, aby mohl podniknout kroky, pokud to považuje za nutné.
Navrhněte zlepšení
Na konci dopisu podávejte návrhy týkající se vašich obav. Ujistěte se, že tyto návrhy zůstávají, a ne nároky. Před návrhem použijte prohlášení jako: "Myslíte si, že by to bylo nejlepší …" nebo "Možná bude užitečné …." Použijte tuto část dopisu, abyste představili nápady, které jste měli, ale pokračujte v této části s žádostí o schůzku, abyste mohli dále diskutovat o vašich obavách a vyměňovat si nápady pro nápravu jakýchkoli problémů.
