Psaní formálního dopisu je zastrašující. Psaní formálního dopisu vašemu šéfovi může být strašidelný. Ať už je třeba požádat o volno nebo o nabídku své rezignaci, je to dobrá dovednost učit se, když vystupujete do pracovního světa. Zachování šablony v mysli vám pomůže velmi po cestě.
Přemýšlejte o svém úmyslu
Jaké je vaše zaměření? Co chcete mít konečný výsledek? Je jasné nejen sami, co chcete říct, ale proč potřebujete říct, že to pomáhá při psaní vašemu šéfovi. Je důležité být upřímný ohledně toho, co chcete vyslovit.
Vaše kontaktní údaje
V pravém horním rohu byste měli umístit všechny kontaktní informace. Mělo by vypadat takto:
- název
- Adresa společnosti.
- Vaše přímá firemní telefonní linka.
- Emailová adresa.
Tím je velmi jasné, kdo jste a kdo je váš přímý nadřízený nebo váš tým.
Vaše kontaktní údaje šéfa
Přímo naproti kontaktním informacím umístěte kontaktní údaje šéfa ve stejném formátu jako výše:
- název
- Adresa společnosti.
- Jeho přímá firemní telefonní linka.
- Emailová adresa.
Datum listu
Jeden řádek pod kontaktními informacemi uvedete písmeno. Měli by být datovány v den, kdy chcete nechat to pro svého šéfa, ne den, kdy jste začali psát svůj dopis. To také umožňuje časový rámec pro odpověď.
Otevřít s pozdravem
Přímo pod tímto datem umístěte pozdrav, "Vážený pane / Ms./Dr. název šéfa s čárkou přímo za ním. Napište přesně jak váš šéf dává přednost řešení.
První odstavec
Začněte shrnutím toho, kdo jste. Ať už je vaše společnost velká nebo malá, identifikovat sebe sama je správný způsob, jak to udělat. Vaše pracovní místo, vaše přesné oddělení a jak dlouho jste byli u společnosti. Toto je také místo, kde chcete jasně uvést účel psaní tohoto dopisu šéfovi, například: "Píšu tento dopis, abych požádal o dovolenou na zdravotní péči o šest týdnů od 15. května do 5. června."
Druhý odstavec
Zde je místo, kde vytisknete vyjádření, které jste učinili ve výše uvedeném odstavci. Pokračováním s příkladem potřebné lékařské dovolené byste mohl napsat něco jako: "Mým důvodem pro zdravotní dovolenou je lékařsky pověřený chirurgický zákrok. Mám k dispozici pět týdnů placené dovolené. Mohu mít plnou dovolenou v plné výši, stejně jako další týden neplaceného volna? "Je důležité, abyste ve svém dopise použil správný tón. Nikdy se nechcete setkat jako náročné, ale zpochybňovat a informovat. Nakonec chcete, aby váš šéf cítil, že respektujete jejich postavení a pravomoc rozhodovat o tom, co je povoleno. Důležité je také dodat, že jste otevřeni k tomu, abyste o věci osobně mluvili, nebo je nejvhodnější, aby vás kontaktovali.
Třetí odstavec
Stručně, děkuji svému šéfovi za jeho čas při čtení vašeho dopisu.
Zavřete svůj podpis
Odhlášení s zdvořilým a profesionálním zavřením. "Nejlepší pozdravy" a "Upřímně", za kterým následuje čárka, jsou dobrá a standardní volba. Ponechejte velký prostor a zadejte své jméno tak, že když je vytištěn, můžete písmeno podepsat v tomto prostoru.
Nezáleží na tom, jaký záměr vašeho dopisu adresujete šéfovi, ujistěte se, že jste to napsali předem, pokud je časově citlivý. Ať už je vaše společnost dočasně opuštěna, nebo vyjednáváte o své rezignaci, je to rychlé a zdvořilé.
