Organizační změny jsou těžké, ale to, co může být ještě tvrdší, je sdělování těchto změn zaměstnancům. Mnoho manažerů se při přípravě počátečního oznámení ospravedlňuje tím, že udělalo správný tón, ale mělo by se také zvážit řada dalších otázek. Odpovědi na otázky zaměstnanců, reagování na jejich obavy a udržování komunikace plynoucí z nejisté doby jsou všechny klíčové prvky při oznamování a provádění změn.
Připravte jasný komunikační plán. Uveďte seznam všech věcí, které zaměstnancům musí sdělit o organizační změně. Předvídat otázky, které zaměstnanci mohou mít ohledně změn a být připraveni jim odpovědět. Zahrňte body, které budete řešit v počátečním oznámení, a také, jak budete nadále komunikovat se zaměstnanci o změnách, jak se začnou dělat. Sdílejte nebo vytvořte tento plán s ostatními na manažerských pozicích, abyste v průběhu změny poskytovali zaměstnancům konzistentní zprávy.
Vysvětlete zaměstnancům, co způsobilo organizační změny. Vysvětlete konkrétní problémy, se kterými se společnost setkává, včetně toho, jak a proč je třeba je řešit. Pokud společnost trpí nízkými zisky, zvýšenými náklady nebo špatnou morálkou zaměstnanců, vysvětlete to zaměstnancům.
Specifikujte zaměstnancům, jak změna organizace zlepší společnost. Zvýrazněte, jak to pozitivně ovlivní společnost jako celek (například zvýšením zisku nebo zlepšením reputace společnosti). Zdůrazněte, jak tyto změny budou prospěšné pro jednotlivé zaměstnance. Pokračujte v zdůrazňování výhod plánu i po oznámení.
Poskytněte zaměstnancům časový rámec pro změnu. Řekněte jim, kdy začnou změny a jak dlouho budou trvat. Pokud si nejste jisti přesným časovým rámcem, buďte upřímní a nechte zaměstnanců vědět, kdy mohou očekávat odpověď.
Podělte se o své vlastní pochybnosti a otázky. Pokud jsou informace o změně, která je důvěrná nebo která ještě nebyla vyřešena, řekněte zaměstnancům, že jim sdělíte víc, jakmile budete moci, a pokuste se jim dát čas, kdy očekávají odpověď ke snížení spekulací.
Poskytněte zaměstnancům příležitost klást otázky nebo vyjádřit pochybnosti nebo potíže s těmito změnami. Pozvěte zaměstnance, aby s vámi nebo jiným vedením pravidelně hovořili o veškerých obavách, které mají v průběhu celého procesu. Odpovězte na složité otázky co nejvěrněji.
Komunikace s manažery a zaměstnanci často probíhá. Uveďte všechny nové informace, které se objeví rychle. Oznámte zaměstnancům, zda se změní plán, a vysvětlete, proč se změnil. Být co nejoblíbenější během celého procesu, aby zaměstnanci neměli pocit, že jsou ve tmě.
