Mnoho společností vydává zaměstnance kreditní karty pro různé nákupy, včetně kancelářských potřeb, stravovacích služeb a cestovních výdajů. Někdy však zaměstnanci mohou zneužít kreditní kartu společnosti, místo toho ji přemístit za nesprávné druhy výdajů na práci nebo, co je horší, za osobní potřebu, včetně peněžních záloh, osobních cestovních výdajů, nákladů na bydlení a dalších. Jakmile zjistíte, že zaměstnanec nevhodně použil podnikový úvěr, jednat rychle, aby ostatní zaměstnanci nedodržovali případ nebo že zneužití pokračuje.
Podívejte se na kreditní záznamy společnosti, abyste zjistili, které poplatky jsou nevhodné nebo nejsou ve vztahu k společnosti. Zvýrazněte je a vytvořte kopie jak pro finanční oddělení, tak pro případ zaměstnance. To nejenže vám dává představu o tom, kolik karty byla zneužita, ale také vám poskytuje referenční místo pro použití při rozhovoru se zaměstnancem.
Předtím, než budete mluvit se zaměstnancem, se obraťte na lidské zdroje. Je pravděpodobné, že budou muset být v místnosti s vámi, když se zeptáte zaměstnance o obvinění. Navíc vám mohou říci, jak postupovat, pokud zaměstnanec připustí zneužití karty pro osobní potřebu, zejména pokud věděl, že je to v rozporu s pravidly společnosti.
Naplánujte schůzku se zaměstnancem. Zeptejte se, zda obdržel kopii pokynů společnosti, když obdržel kartu. To vám řekne, pokud si je vědom politik týkajících se použití úvěrů společností. Dejte mu šanci vysvětlit a zjistit, zda jsou obvinění úmyslné, zda je dokonce zodpovědný za obvinění nebo zda se jedná pouze o použití špatné karty pro špatné typy nákupů. Pokud by tato akce byla škodlivá a záměrná, možná budete muset přijmout disciplinární opatření. Závažnost disciplíny by měla záviset na celkovém záznamu, na výši obvinění, na ochotě přiznat jeho nedůvěru a na úrovni výčitky, kterou ukazuje. Zaznamenejte rozhovor s jeho svolením v případě, že potřebujete pokračovat v této záležitosti, například při podání trestního oznámení.
Začněte jakýkoli postup, který odpovídá úrovni zneužití. Pokud by to byla jen otázka neúmyslného zneužití, zopakujte pokyny týkající se používání karet a dáte zaměstnance další šanci. Pokud by poplatky byly účelné, použijte pokyny společnosti, abyste se rozhodli co nejlépe a vzali v úvahu historii zaměstnance a povahu poplatků.Pokud se poplatky dostanou na tisíce, považuje se to za velkou krádež ve většině států a možná nemáte jinou možnost, než se obrátit na místní policejní oddělení a nechat je podat žalobu proti zaměstnanci.
Vypracujte přísnější pokyny týkající se používání kreditních karet. Podle webové stránky Inside Indiana Business kontrolujte poplatky každý měsíc a označte ty, které vypadají podezřelé. Udělat to pravidlo pro zaměstnance, aby se zeptat, než se poplatek za určitou částku peněz. Omezte počet karet, které dáváte zaměstnancům, a to pouze těm, kteří potřebují pravidelně nakupovat dodávky pro firmu k udržení úvěrového účtu společnosti.
