Komunikace uvnitř organizace je kritická. Čím více jsou spojeni a informovaní zaměstnanci, tím více důvěry, kterou pocítí vůči zaměstnavateli. Výzkum naznačuje, že zaměstnanci preferují přímou interakci s nadřízenými, ale časové omezení a velikost organizace neumožňují takový přístup vždy. Firemní zápisy jsou dalším způsobem, jak sdělit důležité informace internímu publiku organizace. Méně formální než obchodní dopisy mohou oznámit nové politiky nebo organizační změny, poskytovat požadované informace nebo sloužit jako aktualizace projektu. Naučte se napsat firemní poznámku, která vám poskytne informace, které zaměstnanci potřebují, pomůže posílit vaše "síla uvnitř" společnosti.
Položky, které budete potřebovat
-
Digitální image firemního loga
-
Desktop publishing software
-
Tiskárny
-
Papír
Vložte logo společnosti jako obrázek v horní části stránky.
Vytvoření titulu, který čte (všemi velkými písmeny) "MEMO", "MEMORANDUM" nebo "INTEROFFICE CORRESPONDENCE". Toto může být vystředěno v horní části nebo zarovnáno s levým okrajem.
Po zadání názvu vložte řádek mezery a poté slova "TO:," "FROM:, DATE:" a "SUBJECT:" (můžete nahradit "RE:" místo "SUBJECT:") příslušné informace, po nichž následuje tvrdá návratnost. Uspořádání se může lišit. Každá položka může mít vlastní řadu pro celkem čtyři řádky, nebo můžete rozdělit na dva sloupce: první obsahuje "TO:" a "FROM:" a druhý s "DATE:" a "SUBJECT". zahrnout vnitřní adresu nebo pozdrav ("Drahý …").
Spusťte tělo své poznámky na druhém nebo třetím řádku pod nadpisem. Pokud je vaše poznámka rutinní zprávou, otevřete ji přímým způsobem. Poznámky, které přinášejí špatné zprávy, by měly být otevřeny neutrálním prohlášením úzce souvisejícím s tématikou memo, známou v podnikové komunikaci jako vyrovnávací paměť, aby připravily čtenáře o negativní informace. V závislosti na zprávách si můžete vybrat mezi několika strategiemi pro toto otevření. Ujistěte se, že je upřímný, relevantní, čestný a stručný.
Použijte zbývající část svého prostoru k poskytnutí důležitých detailů. Tón by měl být konverzační. Použijte podkapitoly pro snadnější čtení delších poznámek. Můžete také obsahovat tabulky, grafy nebo jiné vizuální prvky. Spisovatelé, kteří chtějí přesvědčit své publikum, by měli zahrnovat, jak / proč tyto informace budou prospěšné zaměstnancům osobně nebo společnosti jako celku.
Ukončete pozitivní a přátelskou poznámku. Nezahrnujte bezplatné uzavření nebo podpis.
Vytiskněte poznámku a počáteční písmeno nahoře, nebo připravte poznámku, kterou chcete poslat e-mailem (můžete ztracit některé z formátů zasláním elektronicky). Pokud bude poznámka odeslána více příjemcům, může být levnější vytisknout jednu kopii, iniciovat ji a poté zhotovit fotokopie.
Distribuujte. Může být doručena ručně, zaslána emailem, odeslána prostřednictvím pošty nebo pošty poštou.
Tipy
-
Použijte blokový formát (bez odsazení) s čárou mezery mezi jednotlivými odstavci. Zaměřte se na jedno téma. Pokuste se uchovat poznámku pod dvěma stránkami. Poznámky by měly být použity pouze u vašeho interního audience. Neposílejte poznámku osobám mimo vaši společnost. Napiš místo toho dopis. Pokud se k této poznámce zabýváte spíše určitými jednotlivci než celým oddělením nebo personálem obecně, abecedujte seznam příjemců, pokud nejsou na určitých pozicích lidé, kteří by měli mít prominentnější umístění.
