Když spravujete projekt nebo tým, nakonec budete muset zakoupit produkty nebo služby od externí firmy. Firmy mají protokoly, které specifikují konkrétní dolarové částky, které zaměstnanci mohou schválit jménem společnosti. Pokud požadovaný nákup je vyšší než stanovená hranice, je vyžadován oprávnění k nákupu. V těchto případech se nákupní návrh používá k odůvodnění potřeby nákupu, zejména pokud bude výdaj velký nebo ovlivní významnou část podniku.
Vytvořte srovnávací tabulku. Graf by měl uvést každého poskytovatele zboží nebo služby, kterou hledáte, a obsahovat relevantní atributy týkající se nabídky. Například pokud hledáte dodavatele, který bude poskytovat týmové činnosti pro zaměstnance, budou kategorie obsahovat: Název firmy, Umístění, Možnosti aktivity, Možnosti podle ceny, Zahrnuté pracovníky, Minulé klienty a Odkazy / Reference. Zahrnout co nejvíce atributů "na první pohled". To umožní snadnou kontrolu dat.
Proveďte svůj výzkum. Zkompilujte seznam tří až pěti prodejců, kteří dodávají zboží nebo službu, kterou hledáte. Zahrnutí více dodavatelů do vašeho návrhu znamená náležitou péči a pomáhá manažerovi rychle pochopit vaše úvahy. Získejte písemnou nabídku od každého dodavatele a vyplňte srovnávací tabulku s daty. Naplánujte to, jelikož někteří dodavatelé potřebují čas na dodávání nabídek. Získejte od svého dodavatele kontakt na to, kdy obdržíte písemnou nabídku. Nakonec zeptejte se prodejce na odkazy od firem, s nimiž podnikali, s těmi, které jsou podobné vašim.
Odkazy na dodavatele hovoru. Všechny ostatní atributy, například cena a služba, mohou být považovány za stejné, ale ne všichni prodejci budou vhodní pro vaši firmu. Dodavatel může mít správný produkt, ale nemůže jej spolehlivě doručit včas. Prodejci služeb nemusí mít zkušenosti s vaším typem firmy, ale velmi dobře spolupracují s jinými druhy. Odkazy vám pomohou ochránit před těmito problémy a posílit platnost vašeho návrhu.
Rozhodnout se. Porovnejte dodavatele na základě definovaných atributů, referencí a písemných uvozovek. Sdělte své závěry kolegovi, jehož názor hodnotíte a požádejte o její vstup. Zůstaňte objektivní a vyberte dodavatele, který má společnost nejvyšší hodnotu.
Vytvořte si poznámku. Podejte dopis od tvůrce rozhodnutí o nákupu. Napište stručnou zprávu o vašem záměru koupit a jasně uvedte, proč je nákup nezbytný a jaké výhody bude mít pro firmu. Pokud můžete vypočítat návratnost investice, ujistěte se, že jste do poznámky zahrnuli tyto údaje. Zahrnujte také výzkum, který jste provedli, zdůvodnění vašeho rozhodnutí a související krátkodobé a dlouhodobé náklady na nákup.
Předáte poznámku nadřízenému. Zahrnout návrhy dodavatelů a srovnávací tabulku jako přílohy. Naplánujte schůzku s nadřízeným, abyste mohli podrobně projednat nákup. Snažte se předvídat dotazy, které bude váš nadřízený mít, a přijít na plánované setkání se silnými, jistými odpověďmi.
Tipy
-
Oddělujte stávající náklady a náklady na instalaci ve srovnávacím grafu.
