Průvodní dopis je jednou z nejdůležitějších částí každého návrhu, neboť je to vaše příležitost udělat dobrý první dojem na potenciálního zaměstnavatele nebo klienta. Tento první dojem výrazně ovlivní vaše šance na přijetí, takže je důležité vytvořit čistý, kompetentní průvodní dopis, který je profesionální a znatelný. Standardní průvodní dopis je jedna stránka se třemi odstavci.
Do hlavičky napište své jméno a kontaktní informace (včetně adresy, telefonního čísla, e-mailové adresy a zaměstnavatele).
Adresujte dopis správné osobě. Vyhněte se adresování dopisu "komu se to může týkat", neboť to ukazuje nedostatek odbornosti a schopnost provádět výzkum. Zjistěte, kdo čte návrhy buď tím, že provede nějaký výzkum na webové stránce organizace, nebo zavolá organizaci, aby se zeptala.
Upoutněte pozornost čtenáře v prvním odstavci. Chcete si s čtečkou vytvořit okamžité spojení a dostat je zvědavě, abyste mohli pokračovat ve čtení zbytku průvodního dopisu. Zkuste použít cenovou nabídku, statistiku nebo dotaz týkající se vašeho návrhu. Odtud můžete přímo uvést účel vašeho návrhu. Váš úvodní odstavec by měl obsahovat také informace o tom, jak jste se dozvěděli o společnosti nebo organizaci, a některé stručné informace o sobě.
Vysvětlete své pověření a zázemí v druhém odstavci. Ukažte, že jste udělali čas na výzkum organizace tím, že vysvětlíte, jak vaše pověření a zkušenosti prospějí společnosti. Použijte konkrétní příklady. Pokud například předkládáte návrh na mléčné družstvo, vysvětlete, jakou zkušenost dojení krav po dobu 17 let a vaše zkušenosti jako správce místní banky vám mohou dát cenné výhody mléčnému družstvu.
Uveďte svůj zájem pracovat s organizací v třetím odstavci. Vysvětlete, že buď budete následovat návrh s voláním do organizace nebo požádáte čtenáře, aby vám odpověděl, ať vás bude kontaktovat, abyste si naplánovali rozhovor. Nabídněte dodatečné informace, pokud o to organizace požádá.
Zavřete dopis. Uveďte, že jste svůj návrh uzavřeli s průvodním dopisem. Děkujeme organizaci za její čas a pozornost. Do dolní části dopisu vložte svůj podpis.
Tipy
-
Udržujte to jednoduché. Chcete, aby váš návrh byl snadno čitelný a profesionální. Napište jasným a stručným způsobem a uveďte pouze informace, které organizace potřebuje vědět.
Standardní doprovodná listina má obvykle tři délky, ale nemusí se vždy držet tohoto vzorce. Pokud máte pocit, že váš návrh bude lépe vysvětlen ve čtyřech nebo pěti odstavcích a budete potřebovat více než jednu stránku, pak je to přijatelné. Vyhněte se však tomu, aby byl návrh příliš zdlouhavý; návrhy, které jsou příliš dlouhé, jsou méně pravděpodobné, že budou čteny.
